差旅费用报销管控常用方法

差旅费用报销管控常用方法

答：1、设计一套人性化的制度：企业差旅政策是公司差旅必不可少的指导方针，公司相关负责人要对出差流程、差旅费报销流程、差旅费报销标准、差旅费预算、出差人员管理、出差人员ROI评估等与出差相关的费用、流程设计出一套相对完善的制度标准作为员工遵循的依据。差旅政策的制定要均衡考量效益以及员工满意度，切不可一边倒。作为财务小白，若不清楚差旅制度如何设计，可以自行百度下差旅费管理办法2016年最新版作为参考，该办法为国家为规范机关公务人员的差旅而制定的差旅费标准，其中对住宿费、伙食费、交通费都做了严格的声明。若觉得机关的差旅费标准不符合你们公司的需求，也可参考下上市公司的差旅费规定，可以根据模板匹配公司的具体情况进行设计。

在制度设计时我们要给予更多的人性化考量，相比于对违规员工惩罚或者不报销而言，对合规员工的奖励往往会让员工的满意度有更大的提升，同时效率也更高。

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2、事前要有合理规划：控制差旅费用支出一般不通过降低公司预定宾馆和机票差旅标准来实现，因为这样的方式容易引起员工抱怨反而得不偿失。而换种做法，通过对差旅的合理性进行事先规划则可事半功倍。例如，财务部通过调研发现销售部同事经常从上海出差到南京拜访客户。在没有提前规划的情况下可能是第一天下午出发，当晚发生住宿一晚，第二天白天客户处拜访，第三天早间赶回上海。但如果提前对拜访安排进行了解，并合理规划做到当天往返那么公司就可节省近两天的房租。公司甚至可以对进行合理规划而减少的对应住宿支出部分进行奖励，例如规定在南京拜访客户如果当天往返有额外津贴，津贴的金额可以小于对应的住宿费用，这样不仅节省了住宿支出、提高了员工积极性同时也额外增加了一个工作日的上班时间。

3、加强对公司业务的理解，为特殊情况制定特殊流程：多数企业常会碰到员工出差发生预算超标的情况，但随之而来的又常是一些貌似合理的原因。例如，销售部员工和公司高层领导一同拜访客户，住宿标准肯定是“就高不就低”，那对于基层销售部员工则会超出预算。又如销售部同事常常为了尽快拿下客户订单而发生业务招待费超标的情况。对这些特殊场景要设置特殊的制度标准，以免引起员工反感。当然光讲员工满意度也是不可行的，我们还是要严格执行制度标准，做好合规管理的工作。

4、入手一套高效的差旅管理软件：

所谓的高效差旅软件应该定义为：审批效率高、差旅成本低、员工满意度高行业内有很多的差旅平台或者差旅公司，他们能提供专业的差旅方案，可以与航司签订相对低廉的协议价。然而仅此一个并不能充分满足公司的差旅管控需求。除了机票之外，差旅当中还有很多费用我们是可以管到的，比如商务宴、酒店预定、租车等等；差旅的很多流程我们也是可以实时知晓的，比如员工的出差申请、差旅过程当中的地理位置，差旅进程等等。