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刘晓

《卓有成效的会议管理技巧》

刘晓 / 资深专业人力资源讲师

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课程背景

您是否每天包裹于无数会议之中,常常分身乏术? 您的公司是否因为会议效率低下还在错失良机? 面临这样的处境,您是否找到了破解的好方法? 本课程将带领您快速掌握会议管理技巧,这些技巧将是您开启高效会议的金钥匙!把握时机,共同进步,相信您必然会收获累累硕果!

课程目标

了解会议的目的、种类和体系 了解会议效率不高的原因及对策 掌握有效为会议做准备的要领 掌握会议主持人的会议管理技巧 学会提高会议效率和质量的技巧

课程大纲

**部分    会议的了解与认知


 什么是会议?

 会议的沟通模式

 会议的重要意义

 会议的真正作用

 不得不开会的真正原因

 会议的6大功能

 会议的5大类别

 会议的3大结构

 常见会议的频率

 会议的规模控制

 会议的流程

 会议的成本

 会议的波纹效应

 会议的影响因素


第二部分    如何准备会议?


 明确会议政策

1. 取代会议的其他解决办法

2. 明确会议的管理机制和机构

3. 让参与者了解会议的目的性

4. 挑选合适的与会人员

5. 进行恰当的时间和地点安排

6. 让会议议题紧凑到位

7. 实行合会与分会

8. 不要怕会议被取消


 安排会议程序

1. 如何确立会议的主题与目标?

2. 常见的3种会议形式

3. 如何确立会议议程的顺序?/  议题、议程和日程的区别

4. 如何甄选合适的与会人员?/会议中的几种角色

5. 影响会议安排的时间因素?/理想的会议时机

6. 影响会议安排的地点因素?/各种会议的座次安排

7. 会议形成的可能结论

8. 常见的会议文字资料及格式

9. 会议和会务工作的分配与落实


 形成会议文化

1. 资源的准备

2. 管理的过程

3. 生产的产品

4. 团队的载体


 重在场外功夫

1. 沟通

2. 协调

3. 精心


第三部分    如何主持会议?


 主持人的职责与作用

1. 当然的主持人是哪些人?

2. 主持人的角色

3. 主持人的作用

4. 主持人的职责

5. 主持会议的原则

6. 对主持人的要求


 主持会议的技巧

 如何开场?

1. 背景

2. 目的

3. 议程

4. 期待

5. 规则


 如何扩展?

1. 图文并茂

2. 脑力激荡

3. 团队技能

    

 如何回收?

1. 多重选择

2. 压力排序

3. N/3技巧

4.  /   符号


 如何达成结论?

1. 识别和挖掘异议

2. 找出异议的原因

3. 建设性反对


 如何总结会议?

1. 过程回顾

2. 形成决议

3. 激励执行

4. 评估目标

5. 悬念事项


 如何结束会议?

1. 会议完成了什么内容?

2. 它同会议目标的关系?

3. 下一步怎么做?

4. 是否需要下一次会议?


 会议的追踪与评估

1. 什么事?

2. 什么时候完成?

3. 什么人负责?

4. 什么时候报告?


 会议的事后跟进

1. 主持人的事后跟进

2. 参会者的事后跟进


 会议的持续改进

1. 严格执行纪律

2. 有效履行角色

3. 充分酝酿议程

 持续优化循环


 主持人的能力要求

 倾听的技巧

 提问的技巧

 观察的技巧

 反馈的技巧


第四部分    如何记录会议?


 会议记录者的作用

1. 仅次于主持人

2. 记录及维持议程所设计的顺序

3. 协助主持人总结与归纳


 会议记录者应具备的能力

1. 反应快

2. 写字快

3. 知识面广

4. 记忆力强

5. 组织能力强

6. 倾听能力强

7. 总结能力强


 对会议记录的10大建议

1. 重要的会议应该进行录音

2. 定期召开的会议不用录音

3. 多数会议指定记录者

4. 记录者的笔记流畅不失真

5. 会议记录者的责任更全面

6. 会议记录内容全面而准确

7. 会议结束后整理会议内容

8. 会议记录应有组织的整理

9. 与主持人共同修正错误部分

10. 将会议记录发送给与会者


第五部分    如何参与会议?


 参会者的职责

1. 决定是否出席

2. 准备

3. 准时与会

4. 就疑点或模糊问题征询解释

5. 给出信息时力求精确切题

6. 倾听

7. 支持他人

8. 确保公平参与

9. 反对要有根据

10. 以能提高团队绩效的方式行事


 参会者的技能

1. 学会聆听

2. 发言须知

3. 陈述技巧


 参会者的礼仪

1. 开会之前针对主题,先整理出自己的见解

2. 对出席者一视同仁,不分上下

3. 不受利害及感情牵动

4. 对事不对人,勿因对人的喜恶而蓄意攻击

5. 服从众人决议

6. 遵守会议规定 

7. 不必太早到场 

8. 不打断 

9. 出席者彼此相互尊重 

10. 不在会议中看会议以外的资料 

11. 慎用手机 

12. 发言要征询主持人许可 

13. 不随便离席走动或打电话


第六部分    会议中经常出现的问题及解决对策


 人身攻击

 离题万里

 争议不下

 抱怨

 上司发言太投入

 短话长说

 时间不足

 争功诿过

 为反对而反对

 独占发言

 消极的话


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