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陈茜

金字塔原理——公文写作技巧与能力提升

陈茜 / 公文写作讲师讲师

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课程背景

主题明确、架构清晰、规范严谨的公文,已经成为现代企业管理的重要内容,也是贯彻企业执行力的重要保障性因素。因此企业的员工必须深入了解公文写作的原则、格式和技巧,规范日常工作中的公文写作,以便更好地落实和传达企业要求,提高企业的持续竞争力。 金字塔,不仅保留了千年的稳固,象征着伟大的文明,而且产生了许多令现代人感到神奇的效应。原因并不在构造金字塔的材料有什么与众不同,而在于其建造的结构非常特殊。 思维中也有像金字塔这样的特殊结构——由一个总的思想统领多组思想。在这种金字塔结构中,思想之间的联系方式可以是纵向的——即任何一个层次的思想都是对其下面一个层次上的思想的总结,也可以是横向的——即多个思想因共同组成一个逻辑推断式,而被有序地排列组织在一起。 本课程写作的基本理论与实践相结合,重点讲解商务写作的基础知识(包括行文逻辑、架构)以及各类公文写作的具体方法。在建立写作的基本逻辑架构的基础上,通过职业公文写作的规律讲解、案例分析以及在课堂现场练习、修改,在提升学员思维能力的同时提高学员的公文写作水平。

课程目标

掌握写作的基本逻辑 掌握公文写作的架构规律 了解各类公文写作的特点 掌握各类公文写作架构的基础套路 掌握各类公文写作的具体写法 了解公文写作过程中的用词规律

课程大纲

培训大纲

前言:写作前的思考——为何要用金字塔原理写公文

一. 金字塔原理的两大特点:

1. 利他性——从读者角度想问题

2. 讲理性——论点清晰,论证充分,以理服人

二. 金字塔原理的作用:

1. 理清思路

2. 提高沟通效率

3. 增强表达效果

① 写作;

② 思考;

③ 解决问题;

④ 表达

开场热身:金字塔思维在生活中的闪现

三. 关于写作的思考:

1. 不是知识,是运用思维的技能

2. 不仅需要学习,更需要实践

3. 没有定式,但有范式

4. 可以先模仿,再深入研究


**部分  理论先行——理清思路,轻松下笔

(一) 写作的基本要求——有效表达4要点

1. 信息充分——材料准确、全面

2. 要点明确——易于掌握、记忆

3. 条理清晰——科学的逻辑关系

4. 架构合理——易于理解的结构安排

(二)确定受众——基于目标定主题

1. 设定目标——让表达有的放矢

(1) 设定场景

A. 确认目标之前先设定好场景

B. 场景越具体内容才能越准确

(2) 确定目标

A. 目标的可达成性

B. 所有内容围绕目标展开

2. 设定主题——让表达观点明确

(1) 确定结论:一个为目标服务的结论

(2) 包装主题:让主题更加打动人心

课堂互动:明确写作对象,根据工作中的问题寻找讨论的主题,并对主题加以包装

(三)逻辑合理——写作的常用逻辑

1. 论证(为什么)

2. 论证的三种方式:演绎式、动因式、目的/成果式

3. 论证在公文写作中的运用

4. 归纳(是什么)

5. 归纳的两种类型:要点归纳、主题归纳

6. 归纳在公文写作中的运用

课堂互动:用论证和归纳思维讨论已设定的主题

他山之石:实践案例分享


(四)架构清晰——金字塔结构谋篇布局

1.  什么是金字塔结构

2. 为什么要用金字塔结构

(1)写作的冰山理论;

(2)奇妙的数字“7”

3. 金字塔的内部结构

(1)金字塔原理的特征:

① 要点(结论)先行

② 上下对应

③ 分类清楚

④ 排序逻辑

(2)金字塔内部纵向关系:层层深入,逐层展开,上下对应

(3)金字塔内部横向关系:

①  论证顺序    ②  结构顺序    ③  重要性顺序

④  时间顺序    ⑤ 视角顺序

(4)MECE原则:不重复、不遗漏

4. 如何运用金字塔结构写作

(1)自上而下的思考:提问回答式

(2)自下而上的提炼:概括总结式

课堂互动:根据已经设定主题用提问回答的方法设想问题,搭建从上向下的结构,

做到上下对应

他山之石:实践案例分享

(五)下笔开篇——万事开头难

公文开篇常见方式:

1. 目的式;2. 根据式;3. 原因式;

4. 原因 目的式;5. 根据 目的式 ;

6. 视角渐进式;7..SCQA式(情境矛盾问题解答式)

(六)结尾及提升

1. 公文的结尾特点

2. 4种公文提升的常用范式

   ① 掘地三尺  深入剖析     ② 他山之石  方法借鉴

   ③ 突破思维模式/转变视角  ④ 高屋建瓴  高度总结


第二部分:实务跟进——掌握要点,规范行文

(一)公文的定义及常用公文文种

1. . 公文的定义

2. 常用公文文种介绍

(二)行政类公文

1. 公文的写作架构及要点:

(1)标题精准

(2)受文者清晰

(3)阐述要点明确

(4)结尾规范

(5)抄送、报送准确

(6)附件齐全

2. 简明公文的具体写作方法、架构以及区别

(1)公告/通告

(2)通知: 事务性通知; 指示性通知; 任免性通知; 批转性通知

(2)通报: 表彰通报; 批评通报; 情况通报

(3)报告: 工作报告; 情况报告

(4)请示: 政策性请示; 事务性请示

(5)会议纪要: 办公会议纪要; 专题会议纪要

(6) 函:请批函、商洽函、知照函、邀请函

课堂互动:问题公文的修改分享

3.复杂报告的具体写作方法、架构以及区别

(1) 请示型报告:

① 请示事项

② 请示原因

③ 目前现状

④ 可选择的方案

⑤ 可行的操作流程

⑥ 可能的后果分析

⑦ 具体建议

⑧ ……(注:此处和学员讨论继续扩展)

(2)事故报告

① 事故简述

② 具体发生的过程

③ 事故原因

④ 已采取的措施

⑤ 目前的困难/需要的帮助

⑥ 未来的保障措施

⑦ 后续的具体安排

⑧ 事故教训总结

⑨ ……(注:此处和学员讨论继续扩展)

(3)项目报告

① 项目要求

② 项目规划/设计

③ 项目实施方案

④ 项目进程(阶段性成果/所需帮助/下一阶段具体实施步骤)

⑤ 经验分享/教训总结

⑥ ……(注:此处和学员讨论继续扩展)

(4)工作简报

① 工作目标

② 现行进展

③ 亮点综述

④ 取得成果

⑤ 经验分享/教训总结

⑥ ……(注:此处和学员讨论继续扩展)

4.公文写作注意事项

(1)格式规范; (2)要素齐全; (3)用词精炼; (4)字体字号

5. 公文修辞

(1)公文常用字词辨析

(2)行政类公文专用词语辨析及引用

a)  称谓指代词语

b)  引叙词语  

c)  时态词语

d)  追述词语

e)  承转词语

f)  期请词语

g)  洽商词语

h)  命令词语

i)  表态词语

j)  报送词语

k)  颁行词语

l)  查办词语

m)  结尾词语

6. 公文字体字号规范及排版格式

  (1)公文字体字号规范

  (2)公文排版格式注意事项

(三).运营类公文

1. 工作总结

(1)应用及特点

(2)基本架构

(3)写作要点及提升点

(4)范文分享

2. 工作计划

(1)应用及特点

(2)基本架构

(3)写作要点及提升点

(4)范文分享

课堂互动:工作总结/计划的架构搭建练习

(四)公关宣传类公文

1.新闻稿——重大事项宣布

(1)主体架构:

① 开门见山

② 具体情况

③ 交代缘由

④ 强调意义

⑤ 合理展望;

(2)标题制作方法:

① 关键词 内容概要式

② 开门见山(总结成果)式

③ 人物 言论式

④ 经典借用式

课堂互动:新闻稿的修改前后对比

2. 演讲稿、致辞的写作

(1)导语(欢迎、祝贺等)

(2)背景/目的/缘由介绍

(3)措施/成果/现状

(4)承诺/展望

他山之石:演讲稿、致辞案例分享

结语:经验分享

1. 先想后写,事半功倍;   2. 架构在前,内容在后;

3. 好文要改,好句要谋;   4. 章法在手,速度不愁;

5. 多练几手,成竹在胸 。  

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