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陈茜

想清楚 写出来 说明白 ——商务写作与汇报能力提升

陈茜 / 公文写作讲师讲师

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课程背景

您在工作中是否遇到过如下场景? (1)您的下属和你汇报了10分钟的工作,但是您仍没搞清楚他的问题究竟在哪里?他到底需要你提供哪些帮助? (2)在电梯里遇到了公司高管,他随口问了你一句:“最近手头上的项目进展如何?”短短几十秒,实在不知道如何把目前的工作说清楚! (3)下属为见客户做了几十页ppt,信息量丰富但是客户却一片茫然,你该如何指导他修改PPT? 没有要点、杂乱无章的表达往往都缺乏说服力,信息接受者很难理解表达者的真正意图,从而难以达成共识,长此以往,就会降低组织运营的效率。上述情景当中,如果当事人可以简单、明了地将自己的观点有理、有据、有序的表达出来,结果就会截然不同。基于金字塔原理的结构化思维可以帮助当事人理清表达的思路,进而提高表达的效率,这一思维模式也因此成为职场人士一项必备的管理沟通技能。 本课程的原理来源于芭芭拉•明托女士的经典畅销商业管理书籍《金字塔原理》。通过讲解思维的结构性特点,强化学员思考时的逻辑思维方式,藉此提高学员思考、表达与呈现的能力,该方法已受到全球众多跨国公司的推崇,目前已经帮助众多国内大型企业的员工交流、表达与呈现的标准化工具。

课程目标

提升员工的思维能力:学会思考  提升员工的表达效率:善于表达和沟通  建立企业统一的思维和呈现体系,打造共同的思维和语言平台  促进企业的经验沉淀:树立企业隐性、零散的管理经验,使其更加可传承可复制

课程大纲

培训大纲

前言:写作(表达)前的思考

一. 为什么您的汇报听起来有点费劲?

1. 未能充分考虑读者的需求

2. 行文缺乏清晰的逻辑和架构

二. 如何增强表达效果?

1. 了解读者的需求,做到有的放矢

2. 运用合理的逻辑,理顺表达思路

3. 不仅需要学习,更需要多多实践

三. 理性表达的两大特点:

1. 利他思维——从读者角度想问题

2. 讲理思维——论点清晰,论证充分,以理服人

四. 理性表达的作用:

1. 提高沟通效率

2. 增强表达效果

3. 易于达成共识

开场热身:理性思维在生活中的闪现


**部分  写作关键点:确定主题,提炼观点,理清逻辑,设计结构

(一)有效表达——四招确保表达效果

1. 观点明确——易于理解、接受的主题句

2. 信息充分——准确、全面、有说服力的材料

3. 条理清晰——科学的逻辑关系

4. 架构合理——易于全盘掌握的结构安排

(二)确定受众——基于目标定主题

1. 设定目标——让表达有的放矢

(1) 设定场景

A. 确认目标之前先设定好场景

B. 场景越具体内容才能越准确

(2) 确定目标

A. 目标的可达成性

B. 所有内容围绕目标展开

2. 设定主题——让表达观点明确

(1) 确定结论:一个为目标服务的结论

(2) 包装主题:让主题更加打动人心

(三)从材料到观点——让文章有料可读

1. 搜集:尽量寻找和写作主题相关的事实、数据、信息

2. 筛选:选择与写作主题相关度较大的材料(事实、数据、信息等)

3. 判断:基于事实得出一些有价值的观点(零散的)

课堂互动:请学员根据平日掌握的数据、信息等材料总结观点

(四)厘清逻辑——让表达有理有据

1. 写作中涉及的三个常见问题以及实现方法

(1)  WHY——为什么?

方法:论证(演绎式、动因式、目的/成果式)

(2)  WHAT——是什么?

(3)  HOW——怎么做?

方法:归纳(要点归纳、主题归纳)

课堂互动:用论证和归纳思维讨论已设定的主题

他山之石:实践案例分享

2. 逻辑合理的四个特征

(1) 要点(结论)先行

(2) 上下对应

(3) 分类清楚

(4) 排序逻辑

(五)架构清晰——让文章一目了然

1. 架构的作用:观点表述立体化,信息传达层次化

2. 如何搭建架构:

(1)纵向关系:从上到下,层层深入,逐层展开,上下对应

(2)横向关系: 分类清楚,排序逻辑

①  论证顺序    ②  结构顺序    ③  重要性顺序

④  时间顺序    ⑤  视角顺序

(4) MECE原则:不重复、不遗漏

(六)包装主题——让受众眼前一亮

1.  总结词 内容概要式

2.  开门见山 总结成果式

3.  经典借用式

4.  精彩比喻式

5.  押韵对比式



第二部分  写作实战:选择主题,下笔落地,不断打磨,表达呈现

1. 明确表达的对象,根据工作中的问题确定讨论的主题

2. 根据主题搜集材料,讨论得出有观点的主题句

3. 梳理逻辑,确定表达的具体思路

4. 搭建架构,初步确定表述框架(3-4层)

5. 修改重构,用MECE原则检查分类清楚,并确定**终的表达层次与顺序

6. 包装主题,让主题更加吸引受众


结语:经验分享

1. 先想后写,事半功倍;   2. 架构在前,内容在后;

3. 好文要改,好句要谋;   4. 章法在手,速度不愁;

5. 多练几手,成竹在胸 。  

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