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张秋民

妙笔生花——公文写作技巧

张秋民 / 职场效能提升专家

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课程大纲

课程背景:

“文章者,经国之大业,不朽之盛事",从古到今,写作尤其是公文写作,都是一件大事。公务文书写作,简称公文写作,指的是文件的拟稿工作,它是企事业单位制发文件工作的首要环节。公文写作水平的高低直接关系到企事业单位的工作能力。

企事业单位书面表达无处不在,通知、请示、报告、纪要、函、批复、总结、计划……

这些常用文书您会写吗?

如何让公文的作用**大化?

如何有效提升公文写作的效率?

公文写作通常会有哪些误区,如何有效避免?

工作中如何做到公文写作前有思路,写作中有内容,写作后有实效?

如何快速理清思路,挖掘读者的关注点、兴趣点、需求点和利益点?

如何在工作汇报时做到逻辑严密、要点清晰、观点鲜明、有趣有料、轻松淡然?

如何在写作中做到主旨明确、格式准确、行文规范、用语得体、结构清楚、材料翔实?

这一系列的问题,有特效药吗?

一份优秀的公文写作不仅可以彰显出内容权威、体式规范、效力法定、行文程序,还能让你的文采大放异彩。一篇优秀的公文不仅可以呈现你的能力,放大你的潜力,还可以获取上司的认可。同一个职位,更会写的、更会说的升职快,你信吗?一份好的公文写作,必定是有技巧、有方法。

“妙笔生花——公文写作技巧”,从实际工作出发,帮你想明白公文写作当中的诸多难点,深刻剖析目前存在的司空见惯的问题,以专业的视角帮你掌握提高公文写作能力的方法;用经典的案例,帮你形象理解公文写作的知识要点;用精心制作的公文模板,让你的写作如虎添翼。课程不仅有效,而且有趣。

本课程运用古今中外的经典案例,**讲授、练习、PK等各种专业教学方法,提升参训学员的公文写作能力。课程可用于管理人员、新入职员工、公共关系、文秘、后备干部的公文写作培训,也可根据培训单位的需求调整为管理人员办公技能训练课程。


课程收益:

1. 分清公文种类的划分,正确使用文种

2. 牢记公文的格式要求,正确进行排版

3. 避免常见的文字错误,正确遣词造句

4. 掌握常用公文的套路,正确套用模板

5. 有效提升借助公文来办理公务的能力

6. 有效提升受训单位的公文规范化程度

7. 有效提升受训单位内外信息传递效率


课程特色:

1.专业——讲师是曾在大型国企从事办公室工作18年,有着丰富的行政工作和公文写作经验

2.通透——追根溯源,将公文写作的相关理论讲透彻,让学员知其然,更知其所以然

3..实用——课程汇总了很多写作经验,提供了诸多写作模板,拿来即用

4.有趣——讲故事、做游戏、模拟训练,让写作课与枯燥说拜拜


课程时间:2~3天,6小时/天


授课对象:企事业单位管理人员、后备干部、需要借助公文、会务进行沟通和办理公务的其他人员


授课方式:1.主题讲授;2.分组PK;3.现场演练;4.案例研讨;5.游戏互动


课程大纲


课程导入:某后勤中心申购车辆的请示

**讲:泾渭分明——行政公文的基本规范

1) 公文的概念

1.公务活动中使用的文书

2.有着特定体式的文书

3.需要经过一定的处理程序来使用的文书

4.公文的作用

2) 公文的分类

1. 常用公文

2. 事务性文书

案例:那些我们在工作中误用的公文

3) 具体要素

ü 主旨——文章的“灵魂”

ü 结构——文章的“骨架”

ü 材料——文章的“血肉”

ü 语言——文章的“细胞”

ü 格式——文章的“包装”

案例:价格迥然的茶叶

茅台的尴尬

4) 格式要求

l 公文用哪种型号的纸张?

l 上下左右留白尺寸有何要求?

l 公文中图文的颜色是什么色?

l 公文正文用字的字体、字号有什么要求?

l 如何排版?

l 公文页码有何要求?

l 公文中的结构层次序号有什么要求?

l 公文中如何引用公文?

l 公文附件怎么标注?

l 公文的成文时间怎样写?

l 公文如何用印?

l 抄送、主送、分送有何不同?

l 版头、主体、版记经常犯什么错误?

案例:某集团的人事任命文件

工具:新“国标”,公文格式“3 1”

常见公文格式错误例析

第二讲:思维致胜——善用金字塔原理提升思考力和表现力

导入:职场三类人的困惑

书面沟通的本质

一、 公文写作之四大禁忌

1. 观点不明——文章主旨不明确,立意不清楚或是目标错位,完全偏离领导意图。

2. 论据不当——套话连篇,空洞无物;弄虚作假,好喜表功。

3. 论证无序——条理不清,主次不分,天马行空,随心所欲,毫无章法。

4. 表现无力——太简单:只讲结论不分析,只讲表象不提炼;太啰嗦:只讲细节无观点,事无巨细不突出;太犹豫:挤牙膏,一问一说,不问不说,让人听得干着急。

案例:小王向经理的工作汇报

年轻的将军谈民办教师

二、 金字塔原理四大原则

1.结论先行——每篇文章只有一个中心思想,并放在文章的**前面

【案例】酒吧里的邂逅

愤怒的朱元璋

如此低效的会议

这个总结没结论

年终年度总结报告结构图

人力资源工作总结结构图

2.以上统下——每一层次上的思想必须是对下一层次思想的总结概括

1) 上对下:总结概括;

2) 下对上:解释支撑

3) 序言写作之SCQA

4) 如何制造冲突

5) 常见的三种问题类型

6) 序言标准结构及变化

7) **自上而下的方法建立金字塔结构

8) **自下而上的方法建立金字塔结构

【练习】找开头四要求

如何给CEO写开头

如何给读者写开头

【案例】隆中对

阳光书屋

张某的转正请示

听课与看电影

领导,我想升职加薪

方案的开头把kevin难住了

他竟然因为不会讲故事死掉了

A城市经济增长放缓的报告

3.归类分组——每一组中的思想必须属于同一逻辑范畴

1)归组——MECE原则(独立性、完整性)

〔工具分享〕六个方法轻松搞定**小容器

【案例】神奇的“7±2” 法则

【测试】你的观察力与记忆力

2)有序——混乱的知识等于垃圾(明步骤、抓重点、重细节)

〔工具分享〕思维导图的妙用

【案例】世界变化之快

4.逻辑递进——每一组中的思想必须按照逻辑顺序排列

1) 演绎推理

2) 归纳推理

3) 常见六种逻辑顺序

【案例】名爵锐腾与巴黎欧莱雅

领导,我想升职加薪!

【练习】如何让求婚更有说服力


第三讲:如琢如磨——谋篇布局与遣词造句

一、 主旨——正确基调表现真正价值

1. 如何准确抓住公文的主旨

2. 为什么领导说我“没写到点子上”

3. 为什么说三等的秘书记录,二等的秘书补充,一等的秘书创作

4. 领会领导意图四步法

5. 四类职场写作应该传递的价值

6. 常见六种文书的正确基调

7. 公文主旨的五种表达方法

案例:我替领导写序言

办公室里的对话

二、 材料——巧妇难为无米之炊

1. 材料的五种特性

2. 材料从哪来——内萃外取

3. 材料怎么收——15种搜集材料方法

4. 收集材料的五种意识

5. 材料怎么用——“移花接木”“大块拼接”“改造翻新”

6. 如何“增”“减”“变”

7. 从作者逻辑转换为读者逻辑

案例:某公司总结的主体框架

巧改“三亮 三比 三无”

如何写一份给投资人的商业计划书

项目计划书-金字塔结构示范

三、 结构——庖丁解牛呈现合理布局

1. 标题

1) 公文标题三要素

2) 标题换行的要求

常见错误例析

2. 起首:10种经典的开头

示例:常见公文及事务文书开头

3. 结尾:9种常用结尾方式

示例:上行文、平行文、下行文结尾模式化套语,常见事务文书结尾

4. 层次

模板:6种思维顺序排布

案例:某公司工作计划层次解析

年终总结-金字塔结构示范

会议记录-金字塔结构示范

加薪申请-金字塔结构示范

工作计划-金字塔结构示范

活动方案-金字塔结构示范

5. 段落

1) 划分方法

2) 划分要求

案例:小丽提交的一段需求汇报

6. 过渡与照应

1) 四种过渡方式

2) 三种写作照应

四、 语言——追求卓越 精益求精

1. 准确

2. 庄重

3. 严谨

4. 简明

5. 平实

6. 得体

7. 创新

附:创新写作素材

案例:

l 常见易混词辨析

l 公文语言“六个不用”

l 口语与书面语

l 如何做到言简意赅

l 总理巧引《观操守》

l 《一碗油盐饭》

l 如何做到“达上意”“说价值”“顾下情”

l “诊所定律”与创新五法

l 某地产公司的逆天广告

五、 修改——好文章不是写出来的而是改出来的

1. 公文“四核”

2. 审核四字真言:审、核、究、改

1) 常见易混词与错别字

2) 计量单位的正确使用

3) 正确使用标点符号

4) 数字的使用

5) 常见语法错误

常见错误解析

第四讲:有模有样——常见文种写作技巧(具体文种可视需要安排3~5天)

1. 请示

1) 请示的概念、特点与分类

2) 请示的结构

3) 请示的注意事项

4) 请示的“宜”和“忌”

模板:关于协调解决某问题的请示

案例分析:关于解决公司食堂用车的请示报告

某人寿保险公司关于下拨渠道培训费用的请示

2. 报告

1) 报告的概念、特点与分类

2) 正文要求及原则

3) 请示与报告的区别

模板:事件处理情况报告

工作资讯情况报告

案例分析:消费商品采购大会举办情况报告

工具:公文常用特定用语简表

3. 通知

1) 通知的内容构成

2) 通知的格式

3) 通知的语言风格

4) 通知的常用句式

模板:告知性通知

案例分析:某公司组织召开团支部大会的通知

模板:指示性通知

案例分析:某公司组织员工照相的通知

模板:批转性通知

案例分析:某局的批转通知

4. 纪要

1) 主笔原则

2) 格式规范(版头、主体和版记的规范要求)

3) 内容要素

4) 纪要特点

5) 九字要诀

6) 写作要点

7) 主体结构

8) 常见开头

9) 速记的原理、技巧与工具(推荐工具及软件)

模板:专题工作会议纪要

5. 函

1) 定义

2) 种类、作用和特点

3) 格式规范

4) 结构与写作要领

5) 规范用语

模板:企业公函、邀请函

6.工作总结

1) 工作总结与述职报告

2) 工作总结的目的与实质

3) 如何策划一个好的总结

4) 工作总结的特点与要求

5) 写作流程

l 内容

l 角度

l 数据

l 语言

6) 好标题的拟定方法——SPA法

7) 优化词句的九种句式

模板:年终工作总结

案例分析:某公司年终工作总结

7.工作计划、工作方案、规划

1) 概念分类

2) 制定步骤

3) 写作思路

4) 标题拟定

5) 主体结构

6) 注意事项

7) 表达方式

案例与模板

附送:工作方案100例

8.电子邮件

1) 发送对象

2) 标题

【案例分析】恰当和不恰当的标题

3) 内容

l KISS原则

l 5W2H原则

l 主题明确

l 列点说明

l 明确对方的行为和时限

l 邮件的体积

l 附件的格式

【案例分析】公司内部的项目沟通邮件

4) 签名栏

【案例分析】对外邮件的签名栏

9.讲话稿

1) 适用范围

2) 写作方法

3) 注意事项

4) 格式要求

5) 语言要求

6) 谋篇布局

l 开头——引起兴趣

l 结尾——一锤定音

l 主体——搭建结构、组织素材

工具:故事、数据、类比、金句、常见六种逻辑顺序

l 故事:

1) 故事的内容要素

2) 完整故事的七个环节

3) 故事的两大核心

l 数据:

1) 数据的呈现方式

2) 如何巧用数据

l 类比:

1) 类比与反比

2) 明喻与隐喻

l 金句:

1) 金句的三大特点与两大类型

2) 快速打造金句的五招四式

模板:九种常见讲话稿

案例分析:如果我是TA——某公司领导发言稿

10.工作汇报

1) 汇报前的准备

l 站在老板的角度思考内容

l 领导风格决定汇报风格

l 通三法之妙用

2) 工作汇报四步骤

【案例】秘书的电话汇报工作

3)汇报表达应具备的三种能力

l 说明事情的能力

l 说服他人的能力

l 呈现权威性的能力

【案例】某品牌汽车的广告宣传,某品牌化妆品的广告宣传

工具:FAB法则,SMART法则

4) 言而有序“三字经”

l 点——基于情境定目标

l 纵——纵向结论讲事实

l 横——横向分类有逻辑

模板:工作汇报常见开头方式

【案例】詹姆斯的工作汇报

课堂演练

11.议案与提案

1) 概念区分

2) 适用范围

3) 属性与原则

4) 构成要素

5) 格式要求

l 排版

l 标题

l 正文

l 结尾

模板与课堂演练

12.规章制度

1)规章制度的基本要求

i. 使用范围

ii. 文种与类型

iii. 发布方式

iv. 特点

v. 各职能部门的职责与分工

vi. 编写规范

2)主体内容与格式

i. 主标题与副标题拟定方法

ii. 目录编写规范与要求

iii. 正文

l 章、节、条、款编号要求

l 页面设置与排版

l 字体、字号要求

l 表格、插图、公式处理

l 内容版块与构成

l 必备要素与可选要素

l 附件标注与处理

3) 附录

4) 制发单位和日期

课堂演练

范文赏析

附送:文件编辑神器, 模板

13. 命令

1) 标题

2) 正文

3) 签署

4) 公布令

5) 行政令

6) 通令

7) 指令

模板与范文

现场演练

14. 决定

1) 含义及适用范围

2) 格式要求

模板与范文

现场演练

15. 批复

1) 标题

2) 正文

3) 结语

模板与范文

现场演练

16. 公告

1) 含义及适用范围

2) 特点

3) 格式要求

模板与范文

现场演练

17. 通告

1) 含义及适用范围

2) 与公告的区别

3) 特点

4) 分类

5) 写法

模板与范文

现场演练

18. 通报

1) 含义及适用范围

2) 写作结构

3) 与通告、通知的区别

4) 格式要求

模板与范文

现场演练

19. 意见

1) 含义及适用范围

2) 特点

3) 写作方法

4) 格式要求

模板与范文

现场演练


第五讲:有条不紊——公文处理规范

一、 公文处理的概念

1. 公文处理的内容

2. 公文处理的性质

3. 公文处理的三阶段

二、 公文处理的原则

1. 公文处理的原则:实事求是、精简、高效

2. 公文处理的要求:及时、准确、安全、保密

3. 公文处理的时限:一般件与复杂件,平件与急件

4. 公文处理的主要环节

三、 收文处理的一般过程

1. 公文的收受与分流

(1)签收

(2)外收文登记

(3)启封

(4)内收文登记

(5)分办

(6)摘编

2.收文审核要求

(1)三大要求

(2)四个重点

3.办理收文

1) 登记录入

2) 受理审核

3) 退文处理

4) 公文分办

5) 公文拟办

4.“办件”签字意见规范

1) 对贯彻落实事项的上级文件

2) 请示性公文

3) 平行文

4) 对征求意见转回来的文件

5) 常用结尾用语

6) 常用递送用语

7) 常用期请用语

8) 常用批转用语

9) 办公室拟办意见签字规范

10) 主办单位负责人签字意见规范

11) 主办人签字意见规范

12) 协办单位负责人签字意见规范

13) 协办人签字意见规范

• 拟办处理注意事项

• 决策批示签字艺术经典10例

• 拟办意见和领导批示常用语使用的区别

• “四个分清”

5.“阅件”签字意见规范

1) 办公室拟办意见规范

2) 其他单位签字意见规范

6.收文审批流程

1) 拟办公文整理

2) 程序送审

7.收文的组织传递

(1)组织传阅

(2)催办

(3)查办

8.处置办毕公文

(1)立卷归档

(2) 

(3)暂存

(4)销毁

四、发文处理的一般过程

1. 制发程序

2. 草拟审核

1) 内容

2) 行文

3) 文字

4) 格式

5) 文种

第六讲:完美呈现——高效实用PPT制作

三、 有趣——让受众有兴趣看下去

1. 开始之前把受众的心打开

2. 完美演讲的要素

3. **PPT实现演讲目标

4. 创建以受众为中心的PPT

5. 以终为始的制作检查清单

6. 打造自己的PPT风格

7. PPT常见错误

二、有序——让PPT有层次结构

1. 逻辑视觉化的工具——金字塔原理

2. 逻辑纲要的外在表现——导航与索引

3. 商务PPT的完整结构——瞻前顾后

三、有料——让PPT有血有肉

1. 巧妇难为无米之炊——PPT素材从何而来

2. “字”有一套

3. 文字型PPT的困局突破

4. 秀图秘笈

5. 一手绘天下,图示千万变

四、有色——让PPT光鲜亮丽

1. 色相环

2. 用色要点

3. 经典配色

五、有动——让PPT鲜活起来

1. 让你的PPT动起来

2. 完工前的准备

3. 自信上台

六、PPT演示文稿美化流程

**步:理结构,转文稿——工具:MindManager

第二步:填母版,补材料——工具:PowerPoint范本/传图识字

第三步:制图表,调风格——工具:SmartArt/美化大师

第四步:定字体,改布局——工具:islide/字库

第五步:添动画,加效果——工具:PowerPoint动画

第六步:填备注,增策略——工具:PowerPoint备注

第七步:试演练,做优化——工具:Zoomt插件

附送:经典PPT模板12个

PPT制作必备软件:MindManager,美化大师,islide,Zoomt,Piti等

素材包22 24 1个


要点回顾、现场答疑、行动建议、好书推荐

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