苏州诺达名师

召开一次高效有序的会议，保证会议质量和效率，单纯靠压缩时间不行，关键要优化会议议程的设计和组织。

所谓凡事预则立、不预则废，开会没有议程，就如同航海没有地图。开会议程设计不好，就如同航海参照了不精准的地图。所以，会议议程必须要有，而且必须要设计好。

怎么设计会议议程呢？其实一点都不难，只要注意两点就可以了：

一是信息要正确清晰完整，不能有偏差、有模糊、有遗漏。该告知参会者的信息，务必要让他们一目了然。基础信息，主要是会议举办时间、地点、主持人等相关事宜。如果会议时间较长，有茶歇或休会安排，也要在议程中详细注明。会议流程，主要是会议整体议程安排，包括具体议题、具体发言人、每个议题计划时间、汇报发言时间、讨论时间等都要清晰列出，让与会人员能够对会议议程安排心中有数。纪律要求，主要是迟到、缺席者应该如何请假、受到如何处分，还有会议保密纪律，包括会议文件的发放、保管、回收等规定，都要一一列举出来。做好这个工作，需要的是用心负责，别出差错。

二是议题设计和安排，这是关键所在。议题选择上，要考虑每个议题可能需要的时间，如果所有议题时间超出整个会议的时间预算，就要有所筛选。要考虑议题之间是不是存在冲突，有些议题实际上是属于包含与被包含关系，完全可以作为一个议题进行讨论，就尽量不要分成两个。议题排序上，要尽可能按照递进关系安排，确保每个议题都是下一个议题的基础或者前提，最好是讨论完前一个议题自然就能引出下一个议题，先开花后结果。如果讨论前一个议题时不可避免地就把后面的议题讨论完了，这就是议程设计上的失误。有些特殊议题，比如争议非常大的议题，这种议题最好安排在会议最后、午饭或晚饭前比较好。这样一来，不会因这个议题的过多讨论，占用其他议题时间，确保其他议题能够按计划进行。同时，大家精力有限，也自然会减少在这种议题上的无谓讨论。要考虑参会人员是不是讨论议题的最佳人选，组织人力资源部员工讨论战略规划、市场拓展肯定难以调动大家积极性。

会议议程参考格式

按照****************，为分析总结***********************并对*******************做出安排，特召***************会议。

相关事宜通知如下：

一、 会议时间：

二、 会议地点：

三、 会议议程：

1. 与会人员签到入席

2.议程一

3.议程二

4.break 茶点时间

5.议程三

6.议程四

7.会议总结

四、 参加人员：

五、 有关要求

1. 参加人员要事先安排好工作，务必准时参加。如无特殊原因不得请假；

2.鉴于会议重要性，需携带本子与笔做记录。