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2016年河北会计证培训会计电算化考点精讲:Excel文件的管理

发布时间:2016-05-19来源:中华网发布人:Lucky
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Excel文件的管理

Excel文件的管理主要包括新建、保存、关闭、打开、保密、备份、修改与删除等工作。

(一)Excel文件的新建与保存

1.Excel文件的新建

单击“开始”菜单中列示的 Excel 快捷命令、桌面或任务栏中 Excel 的快捷方式图标或者通过“运行”对话框等方式启动Excel软件的,系统将自动建立一个新的空白工作簿,或者提供一系列模板以供选择,选定其中的空白工作簿模板后,新的空白工作簿窗口将在屏幕上呈现出来,并在标题栏中显示默认的文件名。

以打开现成 Excel文件方式启动Excel软件的,可通过以下方法之一建立一个新的空白工作簿:1)按击快捷键“Ctrl N”键;(2)打开“文件”菜单,点击“新建”菜单命令,选定其中的空白工作簿模板;(3)点击工具栏中的“新建”按钮(Excel 2003 为常用工具栏,Excel 2013 为快速访问工具栏)。

2.Excel文件的保存

为了继续使用新建的 Excel文件,应当以合适的名称和

类型将 Excel 文件保存在适当的位置。Excel 文件在编辑修改完毕或退出 Excel 软件之前,均应进行保存。保存 Excel文件的常用方法包括:

(1)通过敲击功能键“F12”键进行保存。

(2)通过按击快捷键“Ctrl S”键进行保存。对于之前已经保存过的文件,按击快捷键“Ctrl S”键后,将直接保存最近一次的修改,不再弹出“另存为”对话框。

(3)通过单击常用工具栏(适用于Excel 2003)或快速访问工具栏(适用于 Excel 2013)中的“保存”或“另存为”按钮进行保存。

(4)通过“文件”菜单(或Excel 2003“工具栏”菜单)中的“保存”或“另存为”命令进行保存。

为了避免Excel软件意外中止而丢失大量尚未保存的信息,系统通常会默认保存自动恢复信息的时间间隔,这一时间间隔还可以自定义。

(二)Excel文件的关闭与打开

1.Excel文件的关闭

Excel 软件退出前必须关闭打开的文件,因此,也可以采用前述三种Excel软件的退出方法来关闭处于打开状态的文件。此外,还可采用以下方法来关闭处于打开状态的Excel文件:

(1)点击“工具栏”中的“关闭”按钮或命令。

Excel 2013中由于没有“工具栏”菜单,但可点击快速访问工具栏中的“关闭”按钮。

(2)点击“文件”菜单中的“关闭”命令。

(3)按击快捷键“Ctrl F4”。

上述三种方法关闭的均是当前文件,其他处于打开状态的 Excel 文件仍处于打开状态,Excel 软件仍在运行,并可通过按击“Ctrl N”键等方式创建新工作簿。

2.Excel文件的打开

打开Excel文件的方法主要有:

(1)通过直接点击Excel文件打开。

(2)通过快捷菜单中“打开”命令打开。

(3)通过Excel“文件”菜单中的“打开”命令进行打开。

(4)通过常用工具栏(适用于Excel 2003)或快速访问工具栏(适用于Excel 2013)中的“打开”按钮进行打开。

(5)通过按击快捷键“Ctrl O”(字母 O 的按键)进行打开。

(三)Excel文件的保密与备份

1.Excel文件的保密

对于设置了打开权限密码的 Excel文件,只有输入正确的密码才能打开。对于设置了修改权限密码的Excel文件,只有输入正确的密码才能修改,否则只能以只读方式打开。

2.Excel文件的备份

Excel 软件根据原文件自动创建备份文件的名称为原文件名后加上“的备份”字样,图标与原文件不同。

(四)Excel文件的修改与删除

1.Excel文件的修改

Excel 文件的修改通常在已打开的 Excel 文件中进行,包括修改单元格内容、增删单元格和行列、调整单元格和行列的顺序、增删工作表和调整工作表顺序等。

2.Excel文件的删除

Excel文件的删除方法包括:

(1)选中要删除的Excel文件,按击“Delete”键进行删除。

(2)鼠标右键点击要删除的 Excel 文件,选择删除命令。

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