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金迎

行政主管综合管理能力提升

金迎 / 职业素养、高级礼仪培训师

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课程背景

有人说:办公室主任(行政部长)位高权重; 也有人说:办公室嘛,不是业务部门,有它没它无关大局。 有人说:办公室主任(行政部长)离领导近,天子身边; 也有人说:伴君如伴虎。 有人说:办公室是综合部门,得是全才; 也有人说:办公室嘛,就是个大事务,没啥含金量。 有的办公室主任很累,一天到晚脚不沾地忙个不停,却总是挨批评; 也有的办公室主任很闲,每天东走走西看看,没看他干啥,却老是被表扬。 有的办公室主任紧握权、严把关,得罪了一大堆同事; 也有的办公室主任善用手中权利,身边有着一群朋友。 办公室主任(行政部长)既是领导者,又是被领导者,身兼承办、参谋、管理、协调、领导指挥五大职责。如何运用管理手段和方法进行办公室管理,是每一位办公室主任必须面对的问题。 那么,如何当好办公室主任(行政部长)呢?

课程目标

1. 把握办公室主任(行政部长)的角色定位及应具备的岗位素质。 2、通过本课程学习提升办公室主任(行政部长)办会的技能水平。 3、通过较为系统的教授,全面解析《中华人民共和国新档案法》的相关内容,掌握档案管理的思路、方法与技巧。 4、学会领导讲话稿的写作要求。 5、学会调查报告写作手法。 6、掌握工作中沟通与协调的艺术。

课程大纲

**讲:办公室主任(行政部长)职业素质篇

一、办公室主任(行政部长)的角色定位

1. 办公室主任(行政部长)的职业特性与素质要求            

2.  办公室的职能:办文、办事、办会

3. 办公室主任(行政部长)的角色:参谋、助手、服务          

4. 办公室主任(行政部长)的心态建设

5. 常见的办公室主任(行政部长)角色错位

6. 办公室主任(行政部长)的职业形象

二、办公室主任的思维导向

1. 以问题为导向

1)文稿                      2)纪要保密                    3)会议筹备          

4)后勤保障                  5)公文运转

2、以目标为导向

1)明确工作目标              2)细化分解目标              3)落实责任科室与负责人

4)参谋服务想在前           5)统筹协调走在前             6)推动落实抓在前

3、以效果为导向

1)人才的合理使用                          2)提高员工能力            

3)培养员工忠诚度                          4)以结果为导向

第二讲:会务组织与管理篇

一、善于核算会议效率与成本

1、如何核算会议成本                               2、如何控制会议成本          

3、如何提高会议效率                               4、如何检查会议实效性

二、会议准备细节

1、会务准备之一---会议目标的设立                  2、会务准备之二---与会者的选择

3、会务准备之三---会议时间的选择                  4、会务准备之四---会议地点的选择

5、会务准备之五---会议议程的拟定                  6、会务准备之六---会议通知的派发

7、会务人员的分组                                 8、会场布置检查的重点

9、预订会议地点的重点考虑项目                    10、签订书面合同时的注意事项

11、会议的其他准备内容                           12、与会人员分组需注意的事项

13、会议证件的制作                               14、会议纪念品、奖品的制备

15、会议名册编制的注意事项                       16、烘托良好会议氛围的技巧

17、开会前24小时的验收项目                      18、会议场地的准备工作

19、其他工作落实的内容                           20、开会前12小时的检查工作细则

21、会务物品准备名细                             22、如何准备颁奖大会

三、 大型会议活动接待细节

1、接待准备工作                                   2、会前分配工作

3、会前接待工作                                   4、会议的食宿管理

5、会议的饮食管理                                 6、会议的安全保卫

7、会议的医疗卫生

四、卓越会议角色

1、会议主持人的角色定位                           2、会议主持人的素质要求

3、会议发言的艺术                                 4、积极参会者应该具有的形象

第三讲:档案管理及新档案法解读

一、档案管理法规新标准解读(2020版)

二、档案管理基本原则

1、合法合规                      2、意识**                    3、领导作用

4、 统一领导                     5、 组织保证                    6、制度基础

7、合同约束                     8、全员责任                     9、前端控制

10集成管理

三、文件归档

各部门归档职责、文件归档范围、档案保管期限表

1、档案鉴定                    2、档案整理                     3、档案保管

4、 档案检索                   5、档案编研                      6、档案利用

7、档案统计                   8、档案信息化建设

第四讲:领导讲话稿的写作技巧

一、领导讲话稿分类

1、对下级讲话                                  2、对上级汇报工作讲话

3、平级往来讲话                                4、礼仪场合讲话

二、领导讲话稿种类

1、指导、总结和布置型                          2、学习和宣传型

3、表彰和动员型                                4、交际和礼仪型

三、一篇好的领导讲话稿标准

1、结构—讲话稿骨架            2、思想—讲话稿灵魂              3、语言—讲话稿血肉

四、领导讲话稿要求

1、思想内容上

(1)符合政策          (2)观点鲜明         (3)切合实际          (4)针对性强

2、稿件组织上

(1)主题明确          (2)重点突出         (3)结构合理           (4)层次分明

(5)表述准确          (6)语言合体         (7)富有逻辑

3、讲话稿形式上

(1)格式正确          (2)书写规范         (3)语句通顺          (4)标点正确

五、讲话稿撰写流程

1、领会领导意图                             2、搜集、准备和整理资料

3、撰写提纲、安排结构                       4、落笔起草、撰写正文

5、反复检查、反复修改

案例解析

第五讲:如何提高调研报告的写作质量

一、调查报告要求

1、公文-上行文

2、确定需要报告的重点事项

3、内容布局要“三长两短”

(1)讲三方面的成绩或长处                        (2)再说二个方面的缺点和问题

二、写好调查报告需要注意的问题

1.动笔前要充分占有材料                          2.一定要实事求是不能弄虚作假

3.条理要清楚达不到汇报的目的                    4.要剪裁得体,详略适宜

三、调查报告格式

1、标题                        2、称呼                       3、正文组成

四、调查报告公文写作格式

1、公文标签                    2、行文单位与要求               3、字体要求

4、公文版面                    5、装订要求

案例解析

第六讲:工作中的沟通与协调艺术

1. 构建企业的沟通网络—提升部门管理威信

(1)建立清晰的管理系统-明确企业的汇报关系

(2)健全正式沟通路线-保证信息的权威性和严肃性

(3)建立正向的沟通渠道-传递公司的文化和管理主张

2. 有效的对上沟通-获得领导信任

(1)学会听懂上级说话,不要想当然            (2)问好问题,了解领导的真正需求

(3)有效表达,提高建议的采信率               (4)积极互动,引导上级的正确思路

(5)主动补台,适应不同上级行为风格         (6)严格职场操守,不参与办公室政治

3. 有效的横向沟通-获得他人支持

(1)用好非职务权力,增强个人影响力         (2)分析对方的利益,启动对方需求

(3)踩住对方的动力点,销售你的主张         (4)了解并消除对方顾虑,促使对方参与

4. 有效的对下沟通-获得下级的支持和拥戴

(1)民主决策,兼听则明                    (2)分工与授权

(2)知人善用                              (4)充分信任下属

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