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5建立矩阵式合同管理组织机构:
目前项目管理组织机构最常见的形式是矩阵结构。合同管理作为项目管理工作的一部分,也应适应矩阵管理的模式。在实践中,我们实行分级管理与归口管理相结合的原则,建立了合同管理委员会,明确各部门、项目部合同管理职责,实行承办人制度、审查会签制度、授权委托制度、合同专用章制度、合同备案制度、合同争议报告制度及责任追究制度,做到机构落实、制度落实和人员落实。
(一)合同管理委员会
公司设立合同管理委员会,履行以下管理职责:
1、负责领导、协调公司和各项目部重大合同的订立、履行及管理工作。
2、指导公司合同管理制度建设。
3、决定合同管理奖惩事宜。
4、协调解决合同管理中的其他重大问题。
(二)公司控制部
公司控制部是公司合同归口管理部门,履行以下管理职责:
1、负责建立健全公司合同管理制度,指导、协调各项目部合同管理制度的建设工作。
2、监督检查各项目部合同管理工作是否符合法律法规和公司管理制度。
3、参与重大合同的评审、招标、投标、商务谈判和签约活动。
4、监督检查合同履行情况。
5、负责合同备案、台帐、汇总统计,管理公司合同会签单等单据。
6、组织合同业务人员培训,指导解决合同争议。
7、制订和发布公司合同示范文本。
(三)合同承办部门
项目部是项目合同承办部门,履行以下管理职责:
l、负责调查、了解对方合同主体资格、资信和履约能力等情况。
2、办理授权委托申请,起草合同文本组织合同谈判。
3、负责合同文本审查会签的流转。
4、负责组织人员履行合同。
5、负责协调、解决合同履行中出现的争议和违约追偿。
6、负责建立和保管合同台帐、档案及统计分析,按规定进行合同的备案和归档。
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