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赵安信

打造九段秘书

赵安信 / 实战派人力资源讲师

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案例:什么是九段秘书


一、秘书的角色定位:

1) 参谋

2) 秘书

3) 部门领导

4) 接待者

5) 大管家

角色扮演:张主任的一天

二、秘书的职责:

1) 1承办职责

a) 监督、承办、协调各项事务

2) 参谋职责

a) 协助领导做好工作计划

b) 准备领导所需资料

c) 拟定方案

3) 管理职责

企业文书管理、信息管理及行政后勤服务管理等

4) 协调职责

纵向协调、横向协调及内部协调。

5) 领导指挥职责

调度性指挥和应变性指挥,调度性指挥主要是合理调度,合理组合人、财、物等多种资源

三、 秘书的等级

四、 秘书必须具备的素质

能力素质:四心

1)忠心:

a) 忠诚于公司,

b) 忠诚于上司,

c) 忠诚于职责,

d) 忠诚于同事, 


2)责任心:

a) 适时、按期、按量完成本职及上司安排的工作

b) 自动、自发的完成工作,

c) 高度的执行力

3)信心:

a) EQ高,能面对各种复杂关系,

b) 能识别他人的情绪,能控制自己的情绪,

c) 能应对各种压力,

d) 抗压力能力强。


4)平常心:

a) 得意时坦然,失意时淡然,

b) 有容乃大,海纳百川。

c) 不为环境所扰,不为杂念所困,不为顺逆所动

四、秘书应掌握的管理思维

1)结果思维:清晰的结果定义,具有底线思维、外包思维、镜子思维

2)客户价值思维:为上司、同事、下属创造内部客户价值

五、秘书应掌握的管理技能

1、如何进行高效沟通

1)向上沟通技巧

Ø 为何下情不能上达

Ø 上级如何促进下级向上沟通的氛围

Ø 面对下级向上沟通时,上级主管应遵循的法则

Ø 和上司沟通时的15个建议

案例:王老板的疑问

2)与下属沟通技巧

Ø 与下属沟通的原则

Ø 如何安排下属

Ø 如何表扬下属

Ø 批评下属的技巧

   案例:小张的心事

3)平级沟通与跨部门沟通技巧

Ø 如何进行水平沟通

Ø 平行沟通的原则

Ø 平行沟通的技巧

案例:张经理与李经理的对白

4) 如何进行跨部门沟通

a 、跨部门沟通的三原则:

Ø 积极主动,敢于承担责任;

Ø 尊重与平等;

Ø 双赢

b 、提高如何跨部门沟通?

Ø 流程清晰是前提

Ø 职责分明是基本  

Ø 制度健全是保障

角色扮演:学员互动


2、如何分身安排好复杂的工作

1) 如何管理好你的时间

2) 如何分清轻重缓急

3) 制定计划的一般过程

4) 结果的运用

a) 日计划日结果的运用

b) 周计划周总结

c) 周质询会议的开展

d) YCYA理念导入

现场演练:周计划、周结果

六、秘书如何撰写报告、总结

1) 报告的基本格式:如何开头、报告内容、如何结尾

2) 报告的要求:

a) 把握上司的要求和喜好

b) 首先,应该是“精”。 其次,应该是“新”。 再次,应该是“细”。

案例展示:某知名集团年终报告


七、秘书应掌握的商务礼仪

  商务活动礼仪 
一、会议礼仪

 1、确定会议主题

2、确定与会人员

3、确定会议时间和地点

4、确定会议程序和目标

5、准备会议资料

6、做好接待工作
二、宴会礼仪 
1、宴会的5W1H原则

2、宴会座次礼仪 
三、餐饮礼仪:饮茶礼仪、中餐 礼仪、西餐礼仪
四、剪彩、签字仪式礼仪 
1、剪彩仪式 
2、签字仪式 

五、乘车礼仪

1、小轿车:司机开车时,客人应该坐的位置;领导或主人开车时应该坐的位置

2、商务车:如何安排座次

现场演练:各种礼仪

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