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马力

职业办公能力训练课程

马力 /

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课程大纲

一、 职业化办公工作能力与个人基础素质

1.  职业化办公工作能力的主要标准

定义:职业能力体现于员工对职业规范的理解和执行能力。主要包括三方面内容:

**,是否明确自己应该做什么,即“该做什么、不该做什么”。以此确定工作方向。

第二,能否明确职业规范及工作流程,即“先做什么、后做什么”。以此明确事务规律。

第三,才是掌握如何做,即具体的工具和操作方法,并在高效、高质的过程中达成目标。

然而,在以往的个人(或职业)能力训练中,人们常常将焦点集中于后一个环节(掌握技巧)。导致软件功能虽然学会了,但仍然不能有效落实到自己的实际工作中,并持续挖掘并提升解决具体问题的能力。

所以,有关职业能力提升的技能培训,在很大程度上就是要求职业人士,按职业工作的规范,掌握一套正确的思维模式,养成一系列良好的行为习惯。

2.  个人素质的表现及培训难点

我们认为,个人素质及能力的表现主要包括两个方面:

一是能否具有正确的思维模式,二是能否具有扎实的行为(或动手)能力。

偏重前者,可能导致纸上谈兵;侧重后者,则易产生埋头拉车的后果。所以,素质修炼应当是集思维模式培养与行为能力训练的全方位过程。

不论提升工作能力,还是增强个人素质,关键在于坚持不懈地进行上述两方面的修炼(需要反复的过程和自我约束)。这一特点,就决定了修炼的过程不可能在一朝一夕之内完成,而是在重复和反刍中升华的。这恰恰就是素质教育、能力培训的难点。

针对素质修炼和能力培养的这一难点,我们提出了自己的观点:借助工具的使用,降低修炼过程的难度(简化操作),减少有规律且重复性的操作过程,同时在规范使用工具的过程中锁定(养成)高效的职业化办公行为习惯。

所以,我们的课程将提供一个重复训练的过程。在此过程中,我们借助工具,帮助学员简化有规律且重复的繁杂操作(效率)、提高操作过程的精度(质量)、养成良好的行为习惯(素质),以此达到提升工作能力和个人素质的目标。

针对职业化办公文档制作能力的提升,我们的训练工具就是Office软件。


 

 

常用Office课程

1、 借Word提升职业化行文写作与表述能力(6~12h)

本课程从行文、写作的规律出发,重点说明简化规范文稿的制作技巧,在提高效率的前提下改善行文质量(结构清晰、版式规范、操控简单)。具体内容包括:

教学阶段

主要教学内容

按规范流程制作电子文稿

— 职场行文规范及人与计算机交流的基本方法:

规范行文特点和职业化电子文稿的评价标题(“文档结构图”、“样式和格式”窗格),人机交流方法(光标特点及解读、工具按钮状态与格式对应关系、菜单分布规律),空格使用乱版处理技巧;

— 输入规则和技巧:键盘控制(中英键盘及标点切换、输入法选择、全半角切换),输入技巧(汉字输入技巧、符号输入技巧),文字内容的检查和更改(拼写语法、自动更正、批量替换),简繁转换,中英翻译等;

— 文字内容编辑:编辑的定义(目的、对象、操作内容等),正确选择操作对象(插入点、字、词、句、段落等),编辑技巧(菜单法、按钮法、拖拉法、右键法、快捷键法等);

— 文稿格式修饰:修饰的定义与编辑的区别,字符格式(规则、技巧)、段落修饰(对齐方式、缩进、间距等),框线和背景修饰(段落加框及特殊处理、文字加框、页面加框),项目符号和编号设置(符号特点、设置技巧和使用限制、项目编号的特点、处理技巧和应用问题、多级符号的使用环境和设置方法)等;

— 文稿整排版:纸张设置(纸型、方向、页边距等),页眉和页脚(作用、设置方法)、分栏排版,特殊版式等;

— 文稿保存和打印:保存类型(命名保存、覆盖保存与备份设置、版本保存、定位保存、更名保存、变类型保存、加密保存等),打印(常规,特殊打印设置)。

使用模板、样式快速创建规范文稿

— 样式应用:样式的作用(规范当前文稿的各类段落的格式),创建样式的方法(修改法、匹配法、命名法),样式的管理方法(删除样式、通用样式、样式快捷键)、样式的使用方法(点名法、匹配法、弹琴法、大纲法),用样式与多级符号建立规范文稿的结构,样式的三种扩展应用(纲目结构编辑、目录自动生成与更新、文档结构与演示文稿结构的关联)等。

— 模板应用:模板的作用(规范同类文稿重新制作时的整体版式风格),创建模板的方法(建立规范文档、控制常量和变量、保存模板文档),用模板文档处理不规范文稿(调用方法、处理方法)等;

— 规范企业行文流程:针对企业内相对固定的文件类型创建一组模板;**行政手段部署并分发;用模板提升企业整体行文效率和质量(工作方法)。

用字、表、图三要素丰富文章内容

— 文字处理:前两部分知识的综合运用;

— 表格应用:表格的类型(文书表格和电子表格),创建表格(结构计算法、绘图法、文本转表格法等),表格编辑(正确选择表格对象,常规编辑、表结构编辑),表格修饰(格线、填充),表格排版(大小、位置、版式),表格的特殊处理(斜线表头、表头跨页、表属性),表格编辑问题的处理技巧等;

— 图文混排:图对象的类型,添加图形(剪贴画、图片、艺术字等),图形编辑(图形对象的定位、大小、位置等)、图形修饰(框线、背景等),图形对象的排版(嵌入型、非嵌入型的应用环境和处理技巧),图形对象的排版问题处理等。

长文章处理技巧

(选择内容)

— 利用纲目结构审改文稿(显示文档结构图、纲目结构编辑);

— 制作目录(制作、更新);

— 插图插表处理(表题注与图题注自动编号、交叉引用与更新);

— 电子文稿制作(书签、超链接);

— 文章审阅(修订、批注、整合)。

以上内容可以根据学员情况或单位要求进行适当调整,或针对指定要求增减内容。


 


 


 


 


 

2、 借Excel提升职业化数据处理、分析和表达能力(12h)

本课程从数据管理的规则出发,重点说明两方面内容,即(结构)合理、(数值)准确地创建电子表格,以及从表格数据中灵活获取有用信息的技巧。具体内容包括:

教学阶段

主要教学内容

创建结构合理且数据准确、有效的电子表格


(避免生产垃圾表格)

说明数据管理的规则及规范建表的原则(展示问题、说明方法)

— 建立合理的表格结构:认识数据规范和类型、明确正确搭建表结构的控制内容,以及创建表格过程的注意事项;

— 控制数据的有效性:导致数据问题的原因,现有数据的调用法、批量数据的导入法,规范表头的填充法,数据有效性的控制法;

普通公式常规处理:创建公式(格地址法、数值法、名称法),公式复制(含意、方法、注意事项)、公式跟踪(审核、监视);

— 表格编辑(控制结构):编辑的定义,正确选择操作对象(单元格、区域、列、行、工作表等)、表格的结构性编辑(插入、删除、移动)、内容编辑(添加、移动、复制、清除);编辑对象和名称及命名方法;

— 表格修饰(增强效果):数字格式(常规、特殊和自定义),对齐方式(水平、垂直、文字和特殊),格线和背景(控制方法、套用格式),运行保护(意义锁定、隐藏)、条件格式等;

— 表格数据的保存和打印:保存的类型、作用和处理方法,表格内容的打印(小表格、大表格设置、超大表格的打印和显示控制技巧)。

从表格数据中获取有用信息


(在结构合理和数据准确的基础上进行)

— 用图表分析数据

创建图表,包括准确描述图表的创建目标,正确选择数据范围和图表类型。

图表编辑和修饰,包括认识图表内部各类编辑对象并正确选择、编辑(与大小和位置相关的一组操作)、修饰(与框线背景格式相关的一组操作)

— 图表分析技巧:转置图表的作用和分析方法、改变图表类型的作用的分析方法、利用第2Y轴的作用和处理方法、综合练习

— 公式复制及引用关系:相对引用、绝对引用、混合引用

— 函数应用:特殊及函数式阅读说明、常用函数介绍(逻辑函数IF、三类计数函、查找引用函数Lookup、函数套方法、函数自学方法)

— 数据统计:规范化数据整理、排序(常规处理、多重排序、恢复)、筛选(自动、高级)、分类汇总(结构性、筛选型)、透视统计(作用、条件、处理技巧、动态发布)

— 其他应用:超链接、记录宏(作用、制作、使用)

以上内容可以根据学员情况或单位要求进行适当调整,或针对指定要求增减内容。


 


 


 


 

3、 借PowerPoint提升职业化演讲、表述及展示能力(6h~12h)

本课程从演讲展示活动的规律出发,重点说明三方面内容,即演示文稿的结构层次要清楚,幻灯片展示内容要丰富且易理解,演讲过程的有效控制技巧等。具体内容包括:

教学阶段

主要教学内容

按演讲规则建立演示文稿的结

— 演讲规律和演示文稿制作特点:

演讲规律(看、听、记),多视图工作环境、多角色分工规律(演示文稿制作者、演讲者),有效表达元素(图形字符、表格和图表、绘画图片、声音和电影);

— 演示文稿的结构:片头和摘要页制作,结构编辑(大纲视图、升降级、位移和展开、折叠技巧);

— 幻灯片页处理:处理对象(文本、框、页),编辑(与位置相关的技巧),修饰(与格式相关的处理方法),页面排版(幻灯片版式选择、添加主题背景、控制独立幻灯片背景等);

— 预演排练习:幻灯片浏览视图,控制放映顺序,显示/隐藏幻灯片,自定义放映组,排练习技巧等;

— 演示文稿的保存和打印:常规保存(保存和另存为),特殊保存(打包、发布成网页);

— 统一演示文稿版式:用母版统一当前演示文稿的版式(各级标题、固定元素),用模板统计同类演示文稿风格(常量、变量,保存和套用模板的方法等)。

添加适合表达信息的演讲元素


— 各类图形字符:添加图形字符(艺术字、自选图形、文本框、SmartArt等),图形对象的处理技巧(选择、编辑、修饰、排版等);

— 表格和图表:作用,添加(创建、嵌入粘贴、链接粘贴、选择性粘贴,导入数据生成图表等);

— 图示和组织结构图:作用,绘图(选择、绘图、添加相关元素、编辑、修饰和排版等);

— 绘画:绘画工具(自选图形、剪贴画、图片等),绘图方法,多图形对象的处理(对齐分布、叠放顺序、组合拆分等);

— 多媒体对象:添加声音(独立幻灯片配音,背景音乐),添加电影(加屏幕、加放映机、直接放电影),添加Flash(作用、方法)。

设置对画控制演讲的过程和节奏

— 动画设置:幻灯片切换动画(效果、速度、配音、方式),自定义动画(动画类型、动画效果、节奏控制、案例演示和分析等);

— 放映设置:放映方式(连续放映、循环放映),跳转控制(超链接),放映控制(预演排练、设置旁白等);

— 放映过程中的交互:板书笔(笔型、颜色和使用)、屏幕讨论和记录(工具、使用,保留墨迹等)。

以上内容可以根据学员情况或单位要求进行适当调整,或针对指定要求增减内容。


 


 

4、 借Outlook养成事务记录查询和跟踪的良好习惯(3h~6h)

本课程针对日常办公活动的杂乱事务,说明如何借助工具养成信息记录、查询,以及跟踪的良好习惯。包括:个人信息化工作平台的搭建和维护、电子邮件的处理方法和技巧、工作日程的记录和管理等等。具体内容包括:

教学阶段

主要教学内容

建立电子邮件管理系统

— 个人Outlook工作环境搭建:启动Outlook,认识工作项目和界面工具;建立个人账户资料及联系资料(邮箱申请、账户配置及测试、初始状态设置)等;

— 建立联系人资料库:添加联系人、创建联系人组、个性视图设置、查找联系人资料、生日提醒,从Excel导入(联系人)资料,或导出应用等;

— 制作与发送电子邮件:设置邮件信息(收件、抄送和密送、主题等),撰写邮件内容,添加附件或项目,设置发送选项(重要性、敏感性、回执等),发送邮件(常规发送,选择发件人等),发送检查,回收邮件(服务器功能)等;

— 接收与处理:手工接收,阅读(选择不同阅读方式)。处理(回复、转发等技巧),收集发件人邮件,设置外出助理(服务器功能)等;

— 邮件管理和归档:建立归档文件夹、手工归档、用规则归档,建立本地数据文档等。

用Outlook处理日常办公事务

— 日程管理:时间管理(日历创建、使用等)、约会与事件(两者区别、创建、编辑修饰、查看及监控等)、会议管理(条件、创建、发送跟踪,结合案例应用练习)、归档和管理(建立子文件夹、归档、查找、规则);

— 任务管理:任务的创建、浏览地址、搜索工具,跟踪(快速收藏、收藏分类(文件夹);

— 日记便笺:日记的作用、建立、使用等;便笺的添加修饰(记录某一瞬间的想法和管理灵感);

— 其他综合应用:信息查找(常规、高级、分组显示、分类显示)、数据管理如数据的导入导出、数据备份、数据加密等。

以上内容可以根据学员情况或单位要求进行适当调整,或针对指定要求增减内容。

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以上内容可以根据学员情况或单位要求进行适当调整,或针对指定要求增减内容。


 


 

4、 借Outlook养成事务记录查询和跟踪的良好习惯(3h~6h)

本课程针对日常办公活动的杂乱事务,说明如何借助工具养成信息记录、查询,以及跟踪的良好习惯。包括:个人信息化工作平台的搭建和维护、电子邮件的处理方法和技巧、工作日程的记录和管理等等。具体内容包括:

教学阶段

主要教学内容

建立电子邮件管理系统

— 个人Outlook工作环境搭建:启动Outlook,认识工作项目和界面工具;建立个人账户资料及联系资料(邮箱申请、账户配置及测试、初始状态设置)等;

— 建立联系人资料库:添加联系人、创建联系人组、个性视图设置、查找联系人资料、生日提醒,从Excel导入(联系人)资料,或导出应用等;

— 制作与发送电子邮件:设置邮件信息(收件、抄送和密送、主题等),撰写邮件内容,添加附件或项目,设置发送选项(重要性、敏感性、回执等),发送邮件(常规发送,选择发件人等),发送检查,回收邮件(服务器功能)等;

— 接收与处理:手工接收,阅读(选择不同阅读方式)。处理(回复、转发等技巧),收集发件人邮件,设置外出助理(服务器功能)等;

— 邮件管理和归档:建立归档文件夹、手工归档、用规则归档,建立本地数据文档等。

用Outlook处理日常办公事务

— 日程管理:时间管理(日历创建、使用等)、约会与事件(两者区别、创建、编辑修饰、查看及监控等)、会议管理(条件、创建、发送跟踪,结合案例应用练习)、归档和管理(建立子文件夹、归档、查找、规则);

— 任务管理:任务的创建、浏览地址、搜索工具,跟踪(快速收藏、收藏分类(文件夹);

— 日记便笺:日记的作用、建立、使用等;便笺的添加修饰(记录某一瞬间的想法和管理灵感);

— 其他综合应用:信息查找(常规、高级、分组显示、分类显示)、数据管理如数据的导入导出、数据备份、数据加密等。

以上内容可以根据学员情况或单位要求进行适当调整,或针对指定要求增减内容。

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