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郭剑华

行政文秘实务

郭剑华 / .

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课程目标

通过本课程的学习,学员可以掌握: æ 公文写作方法和技巧 æ 如何简洁、有效的使用邮件 æ 识别与适应不同领导风格 æ 复杂环境下的行政工作 æ 高效的沟通技巧与语言表达

课程大纲

阶段一:专业行政文秘
单元一  行政秘书角色认知及发展
æ  角色的诠释
n  秘书的角色认知
n  秘书是锻炼人的职业
n  行政人员的角色扮演- 管家、助手、人际
n  如何对待行政工作
æ  行政文秘人员必备的条件和素质
æ  行政文秘人员应掌握的知识和技能
æ  行政文秘人员的职业生涯规划
 
单元二  行政秘书的商务“形象”
æ  “职业”形象提升信任指数
æ  你的着装是为“将来”而穿
æ  行政秘书的场合着装
æ  女性行政人员的着装要求
æ  男性行政人员的着装要求
 
单元三  行政秘书的商务“礼仪”
æ  良好的礼仪是行政秘书的“通行证”
æ  打造完美的行为举止
æ  不同场景的公务礼仪
 
单元四  行政秘书的“电话”技巧
æ  来自于“电话”的烦恼
æ  拨打电话的时间选择
æ  接打电话的语言套路
æ  让对方**电话,感受到你的“热情”
æ  接听电话的好习惯
æ  挂断电话前,你要注意什么?
æ  发送短信的礼仪
单元五  行政秘书的“办公”实务
æ  行政秘书的主要日常工作
æ  行政秘书日常工作的三大特征
æ  行政秘书日常工作的四大作用
æ  行政秘书办公室实务管理
 
单元六  完成角色转换-把握晋升机会
æ  不想当将军的士兵不是好士兵
æ  秘书要学习领导的本领
æ  秘书要学会创造机会,展现自己
æ  要让领导相信你的才能
æ  适当地表现自己
æ  注重自我修炼
æ  如何提升自我
阶段二:进阶行政文秘
单元一  成为领导的“贴心小棉袄”
æ  如何成为领导的“贴心小棉袄”
æ  必须充分理了解自己的领导
æ  与领导达成默契
æ  不要介意为领导做分外的事
æ  学会取得领导的信赖
æ  懂得维护领导的尊严
æ  对领导不能盲从
æ  领导出差后秘书应该做什么
æ  正确领悟上司的意思
æ  与上司沟通时的注意事项
æ  如何巧妙的向领导提出建议
æ  与其他部门管理者的沟通
 
单元二  如何与同事“打成一片”
æ  如何与同事“打成一片”
æ  了解同事 –从了解其星座开始
æ  先同事后朋友
æ  办公室不是互诉心事的场所
æ  分享自己的成功不等于炫耀
æ  得理且饶人
æ  部门内部的协调与管理
æ  与其他部门的协调
 
单元三专业的工作方法介绍
æ   使你的工作系统化
æ  学会用PECA循环法
æ  计划你的工作
æ  给你的工作吃“高效丹”
æ   用图表检查你的工作
æ   有效的WORD使用技巧
æ   有效的EXCEL使用技巧
æ  创造性的解决问题
 
单元四  办公成本控制
æ  降低办公成本原则
æ  办公费用种类
æ  采购管理
æ  实用的财务知识
 
单元五礼品选择与赠送礼仪
æ  礼品是人际交往的通行证
æ  礼品的选择定位及其注意事项
æ  赠送礼品5W原则
æ  礼品选择与赠送技巧归纳总结
单元六  有效的会议管理
æ  导致会议低效的因素
æ  如何有效的组织会议
æ  如何精彩的主持会议
æ  会议顺利进行的小窍门
单元七  高效的时间管理
æ  你的时间够用吗?
æ  开篇——你的时间是怎样被浪费的?
n  时间管理水平的自我测试
n  时间管理的“七大隐形杀手”
æ  高效时间运用的技巧
n  “四代”时间管理理念的演进
n  走进时间管理的“误区”
n  时间管理“21原则”
æ  结尾篇——走出你的舒适区
n  什么是习惯
n  习惯与舒适区的关系
n  习惯造成的时间陷阱
n  走出你的舒适区
 
 
单元八  情绪与压力管理
æ  情绪的来源和意义
n  情绪的来源:信念系统
n  传统对情绪的理解
n  局限性信念的三个“思想框架”
n  情绪的四种管理能力
æ  情绪管理技巧的运用
n  情绪处理四步骤
n  处理他人的情绪技巧
n  情绪认知分析技巧
n  逐步抽离法、改变经验元素、腹式深呼吸、冥想法、自我催眠法
æ  认识压力
æ  压力管理技巧的运用
æ  情绪与压力管理方法归纳与总结
阶段三:资深行政文秘
单元一实用的公文写作
æ  公文写作规则和应用技巧
æ  不同文种的语言特点
æ  容易混淆的公文文种处理方法
æ  常用公文写作禁忌
 
单元二  如何简洁有效的使用邮件
æ  主题栏应简洁明了,避免使用刺激性词汇
æ  确保内容无论看起来还是听起来都非常专业
æ  保持简单朴素的风格
æ  邮件内容宜短小精悍
æ  邮件使用的禁忌
 
单元三  制作精彩的PPT
æ  精彩的PPT为领导加分
æ  PPT制作常入“雷区”
æ  不同场合的PPT稿件注意事项
æ  正确的PPT制作事项
æ  PPT成功三原则
æ  成功PPT六标准
æ  巧妙帮助领导熟悉PPT
 
单元四  识别与适应不同领导风格
æ  性格测试:你和领导的风格是什么?
æ  领导与我:不同风格的匹配
æ  不同风格领导的特征与行为表现
æ  不同风格领导的决策模式
æ  如何有效的适应不同的领导风格
 
单元五复杂环境下的行政工作
æ  如何应对多重领导
æ  不同领导矛盾中的平衡之道
æ  如何处理好领导与老员工
æ  黄金法则:不可以越级汇报
æ  如何拒绝他人的不合理要求
 
单元六  高效的沟通技巧
æ  望:察言观色,识别肢体语言
æ  闻:有效倾听,闻言知意
æ  问:巧妙提问,尽在掌控
æ  切:了解需求,放空自我
 
单元七  出口成章的表达
æ  表达的重要性
æ  敢于秀出自我
æ  快速整理思路的技巧
æ  出口成章有诀窍
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