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赵安信

行政秘书能力提升训练营

赵安信 / 实战派人力资源讲师

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课程目标

掌握高级行政文秘所具备的基本技能、技巧     善于处理工作中的难点,掌握待人接物的技巧,实现高效的时间管理     实现现代文秘工作和档案管理工作的规范衔接     善于上传下达,掌握有效沟通的技巧     学习掌握规范的商务写作技巧,提高公文写作水平     学习掌握会议的组织思路及高效率的组织方法     掌握高级的商务活动礼仪,塑造自己的职业形象,适应不同商务场合的要

课程大纲

一、企业行政文秘职业特性与素质要求

    ◇  文秘人员工作内容是什么

        案例:秘书岗位的评价

    ◇  文秘人员的职责与主要工作内容 

        案例:文秘人员的职位说明书样板 

    ◇  优秀文秘人员的胜任素质

二、有效沟通与工作协调技巧

    ◇  沟通的意义

    ◇  中国式沟通的侧重点是什么

    ◇  常用沟通方式比较

        案例:老王的故事

    ◇  沟通方法的技巧

        听的技巧   说的技巧   问的技巧  看的技巧 

 案例:应用技巧分析

 如何听懂上级真实的意图

    ◇  如何面对不同沟通对象采取不同的方法

        案例:应用技巧分析 

    ◇  如何与你的上司良好沟通 

       原则   方法   技巧  

        案例分析:分组讨论、实景演练

    ◇  秘书人员如何与下级、平级沟通 

        注意事项  工作方法

         案例:领导有错误   你该怎么办?

 案例:如何与同事或下级相处?

         案例:有人在你面前抱怨你的领导该怎么办?

    ◇  电话沟通的技巧 

        接听电话的基本原则

        接听电话的几项注意 

        案例:如何处理上级的电话

    ◇  传真管理的技巧

    ◇  邮件管理的技巧

三、时间管理及工作统筹技巧

    ◇  时间管理的误区

    ◇  时间管理的原则

        **原则:目标管理

        第二原则:抓住重点原则 80/20法则

        第三原则:轻重缓急的优先管理

        时间管理的10项策略

四、会务管理与大型活动的技巧

    ◇  会务分类-组织思路

            ◇  组织阶段:会前准备、会中协助、会后整理

    ◇  如何担任会议主持人

    ◇  如何当好会议秘书?

        案例:大型会议及活动策划案

    ◇  如何避免陷于会议忙碌之中?

    ◇  如何管理上级的工作时间

五、文件资料管理与运用

    ◇  文档分类标准

    ◇  档案管理的原则

    ◇  文档的索引

    ◇  电子文档的保管

        案例分析:如何利用档案为公司业务服务?

六、信息档案管理

    ◇  信息管理基本流程

    ◇  信息的收集整理

    ◇  信息的传递

    ◇  信息的储存与保密

七、公文写作与处理实务

    ◇  公文分类

    ◇  公文的结构

    ◇  秘书文字支持应达到的要求

    ◇  公文写作基本要领

    ◇  常用公文模版

    ◇  主要公文写作的要点分析

        案例分析:主要公文写作分析

八、商务礼仪、商务接待与商务宴请

    ◇  个人职业形象塑造

      1、个人形象的原则:职业精神 、个人素养

      2、商务着装的原则(女士、男士):个性原则、和谐原则、TPO原则;

  3、常见着装误区点评;

      4、举止礼仪:站姿、坐姿、行姿、蹲姿等

    ◇  商务接待的礼仪        

      1、日常商务接待工作

         问候 (称呼、礼节、握手 鞠躬)

         接引 (步行、乘车、搭乘电梯、)

         交流 (介绍、称谓)

         名片交换 

      2、外交礼仪

         案例分析:

    ◇  商务宴请礼仪

     (一) 商务宴请的程序

       1.确定宴请对象、规格和范围

          宴请对象、规格和范围的依据是宴请的性质、目的、主宾的身份、国际惯例等种类:正式宴会;便宴;餐会;酒会;茶会;工作餐

          中餐:摆台、餐桌、入座礼仪、开宴时刻等

          西餐:摆台;着装;程序;上菜顺序;

          喜好与禁忌(宗教禁忌、民族禁忌、职业禁忌、健康禁忌、口味禁忌等)

      2.席位安排

      3.现场布置

      4、餐饮禁忌

     (二) 商务宴请技巧处理

       1、致辞

          欢迎辞 祝酒辞 欢送辞 答谢辞

       2、劝酒、喝酒、拒酒

       3、如何调节气氛? 

       4、如何达成宴请的主要目的



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