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王清莹

专业行政文秘综合能力提升训练 王清莹老师

王清莹 / 国内知名结构化思维培训领域讲师

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课程背景

行政文秘是领导的得力助手,接待、策划会议、沟通、谈判、公文写作、函电、形象设计、公关关系都离不开文秘的工作。高水平的文秘工作是保证领导和组织工作效率的重要条件,文秘的形象更是代表着单位的整体形象。但做一个专业的、出色的秘书却不是一件容易的事,需要通过职业化的训练和实际工作的历练才能完成。本课程专门针对目前职场专业文秘工作面设计,通过两天系统化的梳理和强化,相信会给您最专业的职业指导。

课程目标

1、了解专业行政秘书的职责与角色,工作范围与未来展望; 2、学习提升工作效率的技巧,包含会议管理、商务写作的步骤、汇报管理等; 3、学习职场中的人际关系处理与沟通协调技巧,成为上司的得力助手; 4、学习行政秘书人员应该具备的职业素养与职业心态

课程大纲

**讲:专业秘书/助理的角色认知

一、专业秘书/助理的定义与职业价值

1、行政人员的角色扮演:管家、助手、人际

2、企业需要什么样的行政人员

二、行政文秘的自我定位

三、行政秘书应该具备的六大原则 

1.“敬业原则”的7个体现 

2.“服从原则”的6种行为 

3.“请示原则”的3个类型 

4.“独立原则”的6大法宝 

5.“互赖原则”的4种理解 

6.“功劳原则”的5个剖析 

7.案例导入:我的晋升 

四、行政秘书如何与上司相处

1. 用汇报尊重上司 

2. 用沟通认识上司 

3. 用专业引导上司 

4. 用忠诚成就上司 

5. 用工作证明自己 

6. 用原则守住自己 

7. 案例分析与讨论:向上管理

第二讲:如何提升文秘工作效率

一、行政秘书人际沟通技巧

1、成功沟通的秘诀

1)、沟通的定义

2)、沟通的双向性

2、保证沟通成功的三原则

3、有效职场沟通技巧

1)、人际风格的类型:DISC工具导入

2)、如何与上司沟通

3)、如何与同事沟通

4)、如何与客户沟通

4、上司需要什么样的秘书/助理:白骨精沟通高招

1)、积极倾听

2)、同理心

3)、正向引导法

4)、赞美法

二、高效会议的组织和准备工作 
  1、会议组织 
     1)、明确会议目的 
     2)、确定与会者构成 
     3)、会议议程 
     4)、会议时间安排的技巧 
     5)、制定和发放会议通知 
  2、会场布置安排2 
     1)、会场的选定 
     2)、会场内设备的准备 
     3)、会场的布置 

三、 商务写作的金字塔步骤与写作技巧
  1、用金字塔结构的思维导图来罗列思想要点
  2、报告序言写作技巧及案例:SCQA方法
  3、上下层级关系的思想要点组织方法:演绎和归纳推理方法
  4、分组内思想要点组织方法:逻辑顺序方法的应用
  5、思想要点的表达形式:行动性和描述性两种方法的合理使用
  6、注意事项:适当概括,避免使用“缺乏思想”的语句
  7、沟通技巧:事前准备----确认需求----阐述观点----处理异议----达成一致----共同行动
  8、PPT制作技巧与细节问题
  9、报告写作的语言风格

第三讲:高效工作汇报技巧

 一、 如何正确的汇报工作 

1. 如何建立良好的工作汇报机制 

2. “理清汇报思路”的3个步骤 

3. “突出汇报重点”的3个要素 

4. “简明扼要”汇报工作2个动作 

5. “洗耳恭听”的3个原则 

6. “复述要点”的4个细节 

7. 案例导入:一次工作汇报引发的“血案”

二、汇报中的沟通技巧

1. 完整的沟**程:信息发送、接收、反馈 

2. 如何有效的发送信息 

3. 如何有效的聆听信息

4. 如何有效的反馈信息 

5. 如何有效的运用书面信息 

6. 如何有效识别肢体语言 

7. 如何用汇报语言和上司沟通 

8. 案例导入:小强和小明工作汇报的巨大反差

三、工作汇报的五种形式

1. 一对一汇报的特点及注意事项 

2. 会议形式的汇报特点及注意事项 

3. 书面汇报的特点及注意事项

4. 电话汇报的特点及注意事项 

5. 案例导入:每项汇报形式都有一个现场演练与辅导 

第四讲:行政秘书人员应该具备的职业素养与职业心态 

秘书人员所具备的重要素质及能力 
  1、良好的心态及亲和力 
  2、人际风格沟通及呈现表达技巧 
  3、时间管理和控制能力 
  4、优秀的引导技巧 
  5、善于倾听和总结归纳能力 
  6、情绪识别和控制 
  7、学会赞美和鼓励 
  8、科学的决策方法 
  ——头脑风暴法 
  ——365决策法 
  ——决策树法 
行动学习(世界咖啡)式提炼与总结


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