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行政工作统筹管理

培训对象: 办公室主任/行政后勤管理者/行政文秘/助理

课程目标: 1、学习行政统筹的基本认知; 2、了解行政统筹的内涵和范围; 3、掌握大型会议管理流程; 4、掌握企业沟通渠道建立的方法。

费用说明: 1880

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行政工作统筹管理课程介绍

【课程背景】:

行政管理是企业的中枢神经系统。

行政管理的广度,涉及到一个企业运作的全部过程;行政工作的深度,又关乎到企业各个板块的管理效率,还有许多局外人难以想象的细枝末节。企业的行政管理如此重要,却很少人能以统筹的思维来开展工作,或者是有想法,没办法。

面对大量繁琐的事务性工作,如何摆脱被动局面,主动掌握工作节奏,从容应对突发问题,有效协调各方资源,使行政工作真正成为经营管理的好帮手。本课程将帮助行政管理者排除上述困惑,提升行政工作的统筹管理能力,自如地应对突发问题。

【课程收益】:

1、学习行政统筹的基本认知;

2、了解行政统筹的内涵和范围;

3、掌握大型会议管理流程;

4、掌握企业沟通渠道建立的方法。

【课程对象】:

办公室主任/行政后勤管理者/行政文秘/助理

【课程方式】:

故事导入、案例解析、小组研讨、互动发表、头脑风暴、工具使用等

【课程大纲】

一、关于行政统筹的基本认知

1、当前环境下行政管理的转型

(1)从管家型到枢纽型

(2)从经验管理到科学管理

(3)从被动执行到主动推进

2、行政统筹的绩效价值

(1)协调的功能

(2)优化的功能

(3)执行的功能

(4)服务的功能

3、行政管理工作的困扰及其应对

(1)工作内容和效果的无形性

(2)任务的被动性和突发性

(3)外界对其管理效果评价的主观性

(4)管理特征的政策性和协调性

4、行政统筹管理的领域

(1) 硬件—办公环境、办公设施、后勤资源

(2)软件—管理效率、工作流程、预见性管理

(3)人员—工作心态、服务意识、习惯、个性

5、审视行政部门存在的价值

(1)努力发现业务部门的需求- 避免被边缘化

(2)努力满足企业运作的核心需求-被高层所依赖

(3)努力创造企业和业务部门的需求-凸显自身价值

二、企业运营的统筹管理

1、事务性工作的统筹管理体系

(1)建立管理法规

(2)量化管理标准

(3)制作点检工具

(4)完善抽查记录

2、办公环境的统筹管理

(1)办公环境管理的特点和难点

①繁杂、琐碎

②突发性、被动型

(2)如何保证管理的有效性

①使任务可视化-除去感觉和经验导致的盲区

②制作管理工具-降低检查和监督的成本

③建立工作标准-保证执行过程的可操行性

(3)有效管理标准的特征

①可衡量-能够量化到点

②可检验-不能产生争议

③可追溯-便于检查监督

(4)管理效果的检验

①复杂的事情简单化

②简单的工作流程化

③让经验可以复制

④降低对人的依赖

★演练:行政事务管理工具的演示及制作

★案例:洗手间管理文化

3、其他行政事务的管理规范

(1)饭堂管理规范(作业、卫生、安全、采购)

(2)保安管理规范(培训、安全、工作标准)

(3)公务车管理规范(司机培训、考核)

(4)前台管理规范(礼仪、标准化)

4、会议筹划与管理

(1)会议的行政筹划与准备

①企业会议类型

②各类会议的筹划要点

③会议席位的礼宾次序

④为效果服务的几种会场模式

(2)行政例会效果的管理与控制

①摩氏会议效果评鉴法

②科学的会议纪要模板

③会议决议的跟进和督办

三、跨部门工作任务的统筹管理

1、行政沟通协调的困扰和难点

(1)垂直指挥系统的作用有限,缺乏强制力

(2)职能分工不合理,导致部门利益冲突

(3)职权划分不清晰,有责任盲点或空白区

(4)组织资源稀缺,导致无序竞争和掠夺

(5)人性的弱点---尽可能把责任推给他人

2、科学管理的思路与方法

(1) 科学代替经验,用清晰的工作流程避免责任的盲区

(2)理性代替感性,用清晰的任务划分避免部门间推诿

(3) 高效率代替随意性,用重组和优化手段避免工期延误

3、情景演练:企业年会统筹策划案、科学的会议统筹流程

(1)分解任务-使大型任务变成每一项清晰具体的活动

(2)制作工作包-明确各协作部门的管理责任和资源配置

(3)制作管理网络图-各项任务的完成时限和相互制约的关系清晰化

(4)关键任务管理— 保证监督检查和特殊问题统筹到位

四、有效的行政沟通与协调

1、构建企业的沟通网络—提升部门管理威信

(1)建立清晰的管理系统-明确企业的汇报关系

(2)健全正式沟通路线-保证信息的权威性和严肃性

(3)建立正向的沟通渠道-传递公司的文化和管理主张

2、有效的对上沟通-获得领导信任

(1)学会听懂上级说话,不要想当然

(2)问好问题,了解领导的真正需求

(3)有效表达,提高建议的采信率

(4)积极互动,引导上级的正确思路

(5)主动补台,适应不同上级的行为风格

(6)严格职场操守,不参与办公室政治

(7)承接任务三步骤

(8)工作汇报四原则

(9)接受指令五步法

3、有效的横向沟通-获得他人支持

(1)用好非职务权力,增强个人影响力

(2)分析对方的利益,启动对方需求

(3)踩住对方的动力点,销售你的主张

(4)了解并消除对方顾虑,促使对方参与

(5)衡量双方优先级,找到**大公约数

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