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刘大洋

会议管理

刘大洋 / 国学领导智慧的开拓者

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课程大纲

企业常常有这样的困惑: 

  “如何使得在业务一线的人能提供更多的行动建议,提高高层决策的效率?” 

  “高层时间宝贵,如何**会议,协调重要决策?” 

“会议效率低下,讨论、延期,再讨论、再延期。”

“一次应该重点突出的会议,为什么变成了没有效率的东拉西扯?”

“会议怎么成了各个部门推诿责任的平台?”

“公司会议的决定为什么执行不力?”

本次培训就是要解决这些困扰管理者的会议管理问题。由刘大洋博士开发的这个课程,吸收了现代先进的会议管理理论,再加上刘大洋博士长期担任国家大型中央企业高层管理者的经验,为受训者从理论和实践两个方面,讲述了开好会议的四大基本原则,对企业的会议管理具有重要的指导作用。培训结合一些大型企业的实践案例,采用讲故事的模式,从战略类会议、运营类会议和例会三个角度讲解会议体系,帮助企业切实攻克会议的顽疾,提高沟通效率和会议效率。

  刘大洋博士的“会议管理培训”从分析企业业务模式入手,了解战略层面和业务运营层面的关键流程及其运行特点;判断关键流程的管理结构和关键决策点,安排会议次序;决策会议与报告报表的对应关系;会议管理流程、管理工具和行政体系;会议体系的信息系统实现。 

  可以帮助企业解决企业运作中的会议时间、决策内容、决策方式的难题;营造企业的流程与会议、决策与会议及报告与会议的和谐体系,有效提高高层的决策效率;沉淀会议决策,建立高层决策的知识积累框架。 

会议管理大纲 

  一、开始阶段 

  为什么要开会? 

  与会者都有谁? 

  其他形式的会议 

  时刻牢记会议的目的 

  二、如何筹备会议 

  一切都必须围绕会议的目的进行 

  谁应该出席会议? 

  安排会议的具体日期、时间、地点和所需设备了吗? 

  制订会议议程表 

  明确会议的责任分工 

提供其他必要的会前信息 

1. 确定与会者

确定与会者应该考虑的6大因素

2.选择开会的时间

选择开会时间应该考虑的4项因素

3.选择开会的地点

选择会议地点要考虑的硬件设施的

4.会场布置

作为会前准备的重要内容之一,会场布置应着重注意做好3方面工作。其主要方式有以下三种:

  ① 单向传递信息会议的座位排列方式;

  ② 双向沟通交流会议的座位排列方式;

③ 多向沟通交流会议的座位排列方式。

国际标准商务礼仪的会场布置要点

5.拟订会议日程

拟订会议日程,即拟订会议的程序表,是为了让与会者事先对会议有所了解,以便提前做好准备。

一般来说,会议日程由会议筹备部门提出草案,经会议主席审定后确定,包括:会议内容、讨论事项、与会者姓名、会议的时间地点、会议事宜的时间分配等。

6.会议通知

  在确定了会议的议题、召开的时间、地点和场所等事宜后,应该及早印发会议通知。其内容应包括会议的时间、地点、出席人员、会议内容以及日程等,并且应提示与会者尽早给予明确答复,或返还出席会议的回执,以便于统计与会者名单。

三、如何对待会议 

   1.会议签到

  会议签到是为了准确及时统计会议的出席人数。一般来说,与会者进入会场都要签到。并且,有些会议只有在达到规定的人数后才能召开。而准确及时的人数统计也为会议工作的有序安排提供了方便。会议签到一般形式有4种。

  2.会场服务

会场服务的好坏直接关系到会议能否有序进行,好的会场服务是会议顺利进行及圆满结束的必要条件。会场服务工作的内容比较多,主要包括引导座位、分发会议的文件资料、维持会场秩序、信息传递。

  3.会议记录

一般来说,会议都需要有记录。会议记录包括两个部分:**部分是记录会议的组织情况,包括会议的名称、时间、地点、与会人员等;第二部分是记录会议的内容,包括会议的议题、发言情况、**的决议、决定等。

会议记录有以下两种方法:

  (1)摘要记录。

(2)详细记录。

四、高质量完成会议

1.会议的数量控制

在实际工作中,会议的数量经常失控,而真正需要开的会议淹没于会海之中而无法突出其作用。

2.控制会议数量的主要措施

  3.建立严格的会议审批制度

  4.会议的质量控制

  5.建立衡量会议质量的标准

  6.提高会议质量的7大技巧

  7.会议的成本控制

五、结束会议 

1.会务工作总结。

对会议组织及服务工作的全过程进行总结,找出其中的漏洞与不足,从中吸取经验教训,避免再次犯错。同时,对会议工作人员进行表彰与鼓励。

2.会议简报

会议简报是为了方便交流情况。着重反映会议中的重要问题。简报的印发数量和发送范围应视需要而定。应对会议简报进行编号,以便于分类归档。

3.会议纪要

通常要根据会议宗旨和精神撰写会议纪要印发给有关部门。同时,会议纪要必须简明扼要,语言精练概括,内容全面、条理清晰、主次得当。

4.议定事项的检查催办

议定事项的检查催办是会后工作的关键环节,它可以保证会议的精神真正落到实处。而且它还有利于会后信息的及时反馈。

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