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吴铮力

跨部门协作:超越沟通的五个机制

吴铮力 / 综合管理实战专 家

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课程大纲

课程背景:

在当今复杂多变的商业环境中,跨部门协作不仅是组织实现战略目标的关键,更是提升整体竞争力、应对市场变化的必要手段。随着企业规模的扩大和业务的复杂化,部门间的协作变得越来越重要,但同时也面临着诸多挑战。部门间的目标不一致、沟通障碍、流程不畅、架构限制以及激励机制的缺失等问题,都可能导致跨部门协作的失败,进而影响整个组织的效率和绩效。

为了应对这些挑战,组织需要一套系统的跨部门协作机制,以确保各部门能够紧密合作,共同推动组织的发展。本课程正是在这样的背景下应运而生,旨在深入探讨跨部门协作的核心机制,**理论讲解与实战案例分析,帮助学员掌握跨部门协作的关键技能和方法。

本课程将引导学员从目标、架构、流程、沟通和激励等多个维度出发,全面剖析跨部门协作的难点和痛点,并提供切实可行的解决方案。**学习本课程,学员将能够更好地理解跨部门协作的重要性,掌握有效的协作技巧和方法,推动组织内部各部门间的有效沟通与协作,共同实现组织目标,提升整体竞争力。

课程收益:

● 识别跨部门协作的关键要素,如目标差异和沟通障碍,并理解其对团队表现的影响。

● 增强目标一致性,**个人与组织目标的对齐,提高团队协同效应。

● 优化协作流程,包括建立统一的流程管理框架、减少不必要的环节和标准化操作。

● 改善沟通机制,确保信息准确传递和及时反馈,减少误解和冲突。

● 设计有效的激励机制,激发员工积极性和创造力,同时促进个人成长和团队凝聚力。

课程时间:2天,6小时/天

课程对象:各级管理者

课程方式:讲师讲授 案例分析 视频互动情景模拟 实操演练

课程大纲

导论

1. 巴纳德·组织三要素

1)共同的目标

2)协作的意愿

3)良好的沟通

2. 跨部门协作·五机制

1)目的/目标:我们的共同目标是什么

2)结构/角色:如何分工与职责是什么

3)流程机制:如何确保工作有序且高效

4)沟通机制:应该如何保持信息通畅

5)回报/激励:我/我们可以获得什么

**讲:目的/目标—我们共同的目标是什么

一、目标障碍分析

1. 个体与组织目标差异

1)理解与认同缺失

2)个人目标与整体不一致

3)个人利益诉求不匹配

案例:产品研发部和市场营销部的个人目标冲突

2. 部门间目标冲突

1)项目优先级分歧

2)部门间KPIs矛盾

3)资源利益分配失衡

案例:研发部门与生产部门

3. 部门与组织目标不协调

1)短期目标与长期目标矛盾

2)部门利益优先于整体利益

案例:产品研发部和市场销售部门目标不协调

二、应对策略

1. 目标理解与认同缺失

1)加强有效沟通

2)建立共同愿景

3)教育与培训

案例:年度战略目标共创会

2. 个人诉求与整体不一致

1)个人发展规划

2)绩效管理与激励机制

3)强化文化和价值观

案例:转岗制度的建立与完善

3. 项目优先级分歧

1)建立优先级决策框架

2)定期审查和调整优先级

3)跨部门沟通共识

案例:某IT资源开发的项目评估和优先级排序机制

4. 部门间KPIs矛盾

1)评估各部门KPIs

2)调整冲突性KPIs

3)创建跨部门KPIs

案例:电商公司的物料部和销售部的KPI冲突

5. 短期目标与长期矛盾

1)制定战略规划

2)强化长期视角

3)定期复盘评估

案例:哈啰产品成本与产品品质的教训

6. 部门利益优先于整体

1)强化整体视角

2)建立协调机制

3)建立协作评价机制

案例:销售业绩提成与公司效益的冲突

第二讲:架构与角色—如何分工与职责是什么

一、架构障碍分析

1. 组织结构的障碍

1)层级过多导致的沟通不畅

2)部门壁垒阻碍协作

3)领导结构不明确导致责任不清

2. 角色与职责不明确

1)角色重叠导致的职责模糊

2)角色缺失造成的职责空白

3)角色期望与实际能力不匹配

二、应对策略

1. 优化组织结构,减少层级

2. 打破部门壁垒,促进跨部门合作

3. 明确领导结构,增强组织效率

4. 矩阵式架构

案例:软件开发的项目经理PMO制度

三、RACI模型

1. RACI概述及其四个元素

1)负责Responsible

2)批准Accountable

3)咨询Consulted

4)告知Informed

案例:软件开发招聘RACI·职责分配矩阵

案例:招聘RACI·职责分配矩阵

实操:小程序【RACI·职责分配矩阵】制作

2. RACI矩阵构建步骤

1)任务和角色的确定

2)建表填写RACI角色

3)获得反馈,达成共识

4)建档公告,投入执行

第三讲:流程机制—如何确保工作有序且高效

一、流程障碍分析

1. 缺少统一的流程管理框架

1)各自为政

2)责任模糊

3)监控缺失

2. 流程环节过多

1)设计繁复

2)效率低下

3)信息失真

3. 流程缺乏标准化

1)执行差异

2)格式多样

3)培训困难

案例:一项大型软件开发项目严重的延误

二、应对策略

1. 建立统一的流程管理框架

1)制定流程标准

2)明确责任与权限

3)实施定期审查

2. 精简流程环节

1)识别并消除不必要的步骤

2)优化关键流程节点

3)建立反馈机制

3. 实施流程标准化

1)制定统一的操作手册和检查清单

2)进行流程培训,确保全员理解并遵循

3)持续改进和更新流程

案例:软件开发项目严重的延误的解决方案

第四讲:沟通机制—应该如何保持信息通畅

一、沟通障碍分析

1. 沟通方式单一

1)过度依赖文字沟通

2)会议方式固化且低效

3)非正式沟通不足

4)沟通人群局限固定

2. 信息时效性差

1)信息传递链条长

2)响应时间长,反馈慢

3)缺少实时共享信息平台

3. 部门/成员文化差异

1)价值观和理念冲突

2)沟通风格习惯不同

3)目标和期望值差异

4)优先级和节奏不同

4. 信息过载难题

1)会议频繁且内容冗长

2)缺乏信息分类和整理机制

3)缺乏集中的信息管理平台

案例:一次重要的软件开发项目中遭遇了严重的沟通问题

二、应对措施

1. 构建多元化沟通体系

1)混合沟通模式推广

2)创新会议管理

3)鼓励非正式沟通

2. 优化信息流动与响应机制

1)简化信息传递路径

2)使用信息管理工具

3)建立快速反应机制

3. 促进部门文化融合与理解

1)跨部门文化融合与培训

2)共同目标与价值观塑造

3)灵活适应与同理心培养

4. 优化信息管理与处理能力

1)精简会议与提高会议效率

2)信息分类与标准化整理

3)集中化信息管理平台建设

案例:软件开发项目的沟通问题解决方案

第五讲:激励机制—我/我们可以获得什么

一、激励障碍分析

1. 缺乏激励与回报制度

2. 激励回报机制不佳

3. 忽视精神激励

4. 激励措施执行不力

二、应对措施

1. 明确回报与激励机制

1)对跨部门协作成果给予明确的认可和奖励

2)制定明确的回报/激励机制,确保员工了解并积极参与

3)将回报/激励与个人和部门绩效挂钩,形成有效驱动

案例:研发与销售部门跨部门协作奖励计划

2. 确保激励与目标一致

1)确保激励措施与组织和团队目标一致

2)实施公平、透明的绩效评估体系

3)认可和奖励跨部门协作的成果和贡献

案例:某零售企业市场与采购部门绩效与激励对齐实践

3. 促进个人成长与团队凝聚力

1)公平的激励机制

a设计和实施团队及个人绩效相结合的奖励体系

b建立公正透明的评估体系,确保评价一致性

c提供多元化的激励方案,包括职业发展机会和认可

2)促进个人成长

a为员工提供职业发展机会

b鼓励参与培训和学习项目

c支持员工参加行业会议和研讨会

3)强化团队凝聚力

a组织团建活动以增强团队精神

b定期表彰团队成就

c**反馈机制收集员工意见并做出改进

案例:生产部与设计部门员工发展与团队建设策略

管理沙盘:《管理七巧板》

一、游戏导入与团队组建

1. 介绍《管理七巧板》课程背景与目的

2. 分组组建团队,明确各组成员角色与职责

3. 发放七巧板及任务书,讲解游戏规则

二、任务执行与团队合作

1. 各小组根据任务书开始执行任务,在过程中体验跨团队协作的重要性

2. 观察组记录各组在任务执行中的表现

三、反思与总结

1. 各小组分享任务完成过程中的心得体会,包括成功与失败的经验

2. 观察组对记录的小组表现与行为做出反馈

讨论主题:围绕目标,架构、流程、沟通方式、激励做思考总结

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