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如何控制会议的流程

如何控制会议的流程

编辑:李振 提问时间:2023-10-22 分类:如何控制会议的流程
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控制会议的流程是确保会议高效进行、目标达成的重要一环。以下是一些建议,帮助你控制会议的流程:


1.确定会议主持人:指定一个有经验和组织能力的会议主持人。主持人负责引导会议进程、掌握会议的控制权,并确保会议按照预定的议程进行。


2.制定详细的议程:在会议开始之前,制定详细的议程并发送给与会人员。议程应清晰列出每个议题的时间安排和讨论内容,以便控制会议进程。


3.设定时间限制:针对每个议题或活动设定合理的时间限制。在开始讨论之前,告知与会人员每个议题的时间限制,并确保严格控制时间,避免过多的时间耗费在一个议题上。


4.鼓励有序发言:设定发言顺序并严格执行。主持人应提醒与会人员按照顺序发言,避免打断他人和无关的讨论。


5.倾听和总结观点:主持人应倾听与会人员的观点,并及时总结和概括。这样可以确保每个人的意见被充分考虑,并避免重复、冗长的讨论。


6.控制讨论的深度和广度:主持人应确保讨论的深度和广度符合预期目标。指导与会人员集中在关键问题上,并适时引导讨论,以达到更具建设性和有价值的结果。


7.阻止个人攻击或争吵:主持人应严格制止任何形式的个人攻击或争吵。维持会议的秩序和礼貌,让会议环境保持和谐和互相尊重。


8.分配时间给决策和行动项:在会议结束前,确保有足够的时间为决策和行动项进行讨论。明确每个决策的结果和相关的行动计划,并确定责任人和截止日期。


9.及时召开纪要和行动追踪:会议结束后,及时准备并发送会议纪要给与会人员。纪要应包含会议要点、决策和行动项,并跟进相关责任人的执行情况。


通过以上步骤,你可以更好地控制会议的流程,确保会议高效、目标明确并产生实际的成果。主持人的角色至关重要,他们需要具备组织和管理会议的能力,并有效引导讨论和决策的进行。

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会议管理制度及流程是保证会议高效进行的重要一环。以下是一些常见的会议管理制度及流程,希望对你有所帮助: 1. 会议目标和议程的确定:在召开会议之前,需要明确会议的目标和议程。目标可以是讨论一个特定的问题、做出决策、分享信息或者达成共识。议程应该详细列出会议的主题、时间安排以及每个主题的预计讨论时间。 建议:在确定会议目标和议程时,确保目标明确并且可衡量,议程合理安排,并尽量避免议题过于琐碎或冗长。 2. 邀请参会人员:根据会议的主题和目标,邀请合适的参会人员。确保邀请涉及的人员都收到邀请函并确认是否能参加。 建议:在邀请参会人员时,要注意确定关键决策者、专家或相关人员的参与,以确保会议的决策和讨论具备权威性和可行性。 3. 提前准备材料:根据议程,提前准备好相应的会议材料,并发送给参会人员,以便他们有足够的时间阅读和准备。 建议:在准备会议材料时,要确保材料清晰明了,内容充实且相关性强。精心准备的材料能够提高参会人员对议题的理解和讨论的效果。 4. 会议的组织:会议当天,需要有人负责组织会议,包括会议的开场、议程的引导以及时间的控制等。 建议:在会议组织过程中,要注意控制会议的时间,确保每个议题的讨论都在预定时间内完成。另外,要充分发挥会议主持人的作用,引导讨论并促使决策的达成。 5. 会议记录和后续行动计划:在会议进行的同时,要有人负责记录会议的要点和决策结果,并在会议结束后整理成会议纪要。此外,还要确定后续行动计划和责任人,并记录在会议纪要中。 建议:会议纪要要简明扼要地记录会议的主要内容和决策结果,以方便参会人员回顾和后续跟进。后续行动计划要具体明确,并设定可衡量的时间节点,以便监督和推动落实。 通 过遵循上述会议管理制度和流程,可以保证会议的高效进行,促使决策的达成,提升工作效率。 getParagraph(16278); 会议管理培训课程介绍 课程时间 本课程为企业内训,课程时长为1-2天,可根据企业需要调整相应的培训时间。 咨询了解 课程对象 企业中高层管理人员及经常组织会议的专业人员。 咨询了解 课程特色 方法工具讲授与案例分析相结合,紧密联系企业的实际,具有实战性、可操作性。 咨询了解 培训方式 主题讲授 案例分析 互动问答 视频欣赏 情景模拟 小队讨论 模拟训练 咨询了解 会议管理培训内容 一、高效会议的管理之道 1、 会议常见病“三多一少” 1)  会议多 2)  耗时多 3)  参会多 4)  检核少 分享:无效会议烦人歌 2、 会议制约因素与改善 1)  时间不合适 & 改善建议 2)  地点不适宜 & 改善建议 3)  主持少经验 & 改善建议 4)  参会太盲目 & 改善建议 5)发言没技巧 & 改善建议 6)效果没要求 & 改善建议 3、高效会议的八大准则 1)互动认同、目的议题先确立 2)计划周详、精心筹备与组织 3)主持擅长、决策关键都到场 4)合理划分、程序时限不离谱 5)讨论热烈、正反利弊有碰撞 6)归纳总结、决议任务有担当 7)执行检核、责任结果有反馈 8)公正客观、效果评估多高分 重点提示:高效会议五要五不要 二、小型会议筹备与组织 1、 小型会议筹备组织“315” 1)3 个关键环节 组织者:(1)会前筹备与准备 (2)会中管理与服务 (3)会后收场与跟进 参与者:(1)得到通知要准备 (2)会中参与有贡献 (3)会后行动重效果 2)1 张会议导航定位卡 (1)好处 (2)步骤 (3)模板 3)5 个重要表单 (1)会议通知如何写&模板 (2)会议议程规划书&范本 (3)会议纪要&模板 (4)会议效果评估模板 (5)决议实施督查表模板 2、常见个性与麻烦之对策 1)*善辩的人 & 应对方策 2)惹事添烦的人 & 应对方策 3)挑战知名的人 & 应对方策 4)事不关己的人 & 应对方策 分享:小会管理重在有效 有组织 / 有秩序 / 有参与 / 有结论 / 有负责 3、开会显才能的三大技巧 1)发言、倾听与反馈有技巧 (1)参会发言有秘方 (2)参会倾听有技巧 (3)参会反馈有方法 过程管理:请将责任心放在结果上! 经验分享:常见的决策方法 2)会议冲突的处理技巧 (1)维持和谐 – 克制 (2)避免争执 – 回避 (3)向正确低头 – 妥协 (4)力争主动 - 竞争 (5)创新方法 – 合作 3)让陈述更具条理性的技巧 (1)突出重点 (2)概括三点 (3)归纳提炼 三、大型会议策划与管理 1、大型会议筹划管理三方策 1)会前筹备与准备之方策 (1)找对人、干对事 (2)预算到、控制好 (3)会务准备、执行核对单 (4)各司其职、责权到人 (5)会场考察与布置 (6)突发事件、未雨绸缪 (7)锦上添花、**印象 2)会中管理与服务之方策 (1)会中服务重在细节 (2)会中管理重在高效 3)会后收场与跟进之方策 (1)主持者在结束会议时如何办? (2)组织者在会议结束后如何做? (3)参会者在会议结束后如何干? 2、 常见意外与尴尬之对策 1)讲话突然被打断,怎么应对? 2)突然被叫起来说几句,怎么应对? 3)参会者讲话太罗嗦、占用时间太长,怎么应对? 4)发言过程中忘了词,怎么应对? 5)时间到了没说完怎么办? 3、开会展风采的三大技巧 1)会议主持精彩开场的技巧 (1)小会 (2)大会 (3)联欢会 2)让观点更具说服力的技巧 (1)语气坚定,目光有神 (2)具体举例说明 (3)加深印象,不断重复 (4)引用*的数据 (5)引用多方面的确凿事例 (6)引用知名人士的话 3)大会发言的六种常用模式 (1)号召 - 动员:模式“具期目” (2)获奖感言:模式“谢归谢” (3)典礼致词:模式“欢希祝” (4)出席酒会:模式“感让为” (5)视察工作:模式“祝谢希” (6)总结–报告:模式:“过去、现在、未来” 定制企业培训方案 管理技能训练导师-文亮 中国政法大学法学学士,复旦大学EMBA硕士,中南控股集团行政管理中心总经理,管理技能训练&管理者思维训练 职业讲师,有20年国企 民企上市公司高管经历,是一位实实在在、不折不扣的实力派讲师... 了解课程 咨询老师 企业管理培训顾问-张志强 张志强老师具有二十多年跨国公司管理及培训工作经验,曾历任法国达能集团(Danone Groupe)中国乳业人力资源总监,美国通用汽车(GM)属下的广州德尔福派克(Delphi Packard)电气公司人力资源经理等岗位... 了解课程 咨询老师 企业管理效能提升教练-李亮 美国ACI国际注册高级职业培训师(CISPL),曾担任央企和世界500强企业东北大区中高层,大型民营企业执行董事和HRD,有着10余年企业中高层管理实战经验,其中包括:中国外运长航集团东北大区高管、人力资源和综合管理部负责人,京东商城东北大区行政综合体系负责人... 了解课程 咨询老师 getParagraph(16276); 会议管理公开课 《向华为学习-构建高效会议执行力》 7月25日 广州(线上同步) 《高效的会议管理技巧》 8月09日 北京(线上同步) 《高效会议管理》 11月01日 上海(线上同步) 领取公开课课程表 咨询客服 getParagraph(15395);

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会议管理对于保证会议的高效进行非常重要。下面是一些有效的会议管理的方法和建议: 1. 提前准备和规划:在会议之前,确定会议的目标和议程,并向与会人员提供相关材料。确保会议室和设备都得到了妥善安排和准备,以避免在会议开始时遇到不必要的问题。 2. 严格控制会议时间:确定每个议题的时间限制,并在会议过程中严格执行。这可以通过使用计时器或钟表来帮助控制。在会议进行中,要注意时间的分配,确保每个议题都有足够的时间进行讨论和决策。 3. 鼓励有效的参与:鼓励与会人员积极参与讨论并分享意见。确保每个人有机会发言,并及时解答他们的疑问。提供一个开放和友好的环境,促进合作和建设性的对话。 4. 记录会议内容和行动项:指定一名记录员负责记录会议的重要讨论和决策,并确保这些信息被准确地记录下来。在会议结束后,将会议纪要和待办事项发送给与会人员,以便他们回顾和跟进行动。 5. 控制会议规模和人员:确保会议只邀请真正必要的人员参加,并避免冗余。一个庞大的会议可能会导致讨论效率低下和意见发散。如果有需要,可以通过视频会议等远程协作工具将与会人员分布在不同的地理位置。 6. 管理会议文化和礼仪:建立一种积极向上的会议文化,鼓励互相尊重和聆听。确保所有人都能平等地参与并感到受到欢迎。禁止打断他人发言,遵守会议礼仪,例如关闭手机和电子设备。 7. 定期评估会议效果:定期回顾和评估会议的效果。收集与会人员的反馈意见,了解他们对会议管理的看法和建议。根据评估结果进行调整和改进,以提高未来会议的质量和效率。 希望以上建议能够对你在会议管理方面有所帮助! getParagraph(16276); getParagraph(16278); getParagraph(16279);

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做好会议的控场对于会议的顺利进行和达成目标非常重要。以下是一些建议来帮助你做好会议的控场: 1. 提前准备:在会议开始之前,确保你对会议的目的、议程和所需材料有充分的了解。准备好会议所需的资料和演示文稿,并确保会议室和设备都处于良好工作状态。 2. 确定会议规则:在会议开始之前,明确传达会议规则和期望行为。这包括提醒与会人员不打断他人发言、尊重他人意见、遵守会议时间和议程等。确保每个与会人员都了解并遵守这些规则。 3. 控制讨论的节奏:确保会议的讨论保持秩序并按照议程顺序进行。引导与会人员集中讨论主题,不偏离议题。如果讨论变得混乱或者某人占用了过多的时间,适时地进行干预并重新引导讨论。 4. 平衡发言机会:确保每个人都有平等的发言机会。鼓励内向的人表达意见,并防止某些人过度发言。适时提醒与会人员尊重他人的时间,在有限的时间内表达思想和观点。 5. 促进积极讨论和参与:鼓励与会人员提供多样化的观点和建议。采用开放性的问题来激发思考并鼓励参与者分享自己的经验和见解。以积极、鼓励的语气引导讨论,营造一个安全的环境让人们愿意分享和讨论。 6. 管理冲突和分歧:如果出现冲突或分歧,确保以公正的角度处理,并引导与会人员找到共同的理解和解决方案。倾听不同的观点,并以理性和客观的方式帮助解决争议。 7. 控制会议时间:严格控制会议的时间,按照议程推进会议进程。提醒与会人员遵守预定的时间限制,并适时调整讨论的深度和广度,以确保会议的高效进行。 8. 总结会议成果:在会议结束时,对会议的讨论和决定进行简要总结与概括。确保每个人对会议内容有清晰的认识和明确的行动计划。向与会人员发送会议纪要,并确保记录下期望的结果和责任分配。 通过以上步骤,你可以更好地控制会议场景,确保会议达到预期目标,并促进有效沟通和团队合作。做好控场将帮助提高会议的效率和成果,以及增强与会人员对你的信任和尊重。 getParagraph(16996); getParagraph(16997); getParagraph(16998);

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